Diese Frage hört man oft in der Eventbranche und zugegebenermaßen wundern wir uns immer wieder darüber. Die Antwort auf die Frage warum man eine Eventagentur engagieren sollte, ist für Menschen, die tagtäglich in dem Bereich arbeiten, natürlich glasklar. Gerne beantworten wir bei alley die Frage dann immer mit einer Gegenfrage:
“Warum geht man mit einem Anwalt vor Gericht oder zu einem Chefkoch, wenn man ein Sternemenü essen möchte?“
Ganz genau. Weil das Arbeiten mit Profis nun mal zum bestmöglichen Ausgang einer Situation führt.
In diesem Artikel werden wir über die Aufgaben einer Eventagentur berichten und anhand von realen Beispielen aufzeigen, warum es nicht nur für die Nerven besser ist einen Profi an der Seite zu haben, sondern auch fürs Portemonnaie. Ebenso geben wir wertvolle Tipps und Tricks worauf man bei der Eventplanung achten sollte.
Lasst uns starten!
“Warum geht man mit einem Anwalt vor Gericht oder zu einem Chefkoch, wenn man ein Sternemenü essen möchte?“
Ganz genau. Weil das Arbeiten mit Profis nun mal zum bestmöglichen Ausgang einer Situation führt.
In diesem Artikel werden wir über die Aufgaben einer Eventagentur berichten und anhand von realen Beispielen aufzeigen, warum es nicht nur für die Nerven besser ist einen Profi an der Seite zu haben, sondern auch fürs Portemonnaie. Ebenso geben wir wertvolle Tipps und Tricks worauf man bei der Eventplanung achten sollte.
Lasst uns starten!
Eventagentur - was ist das?
“Eine Eventagentur ist ein Dienstleister, der seinen Kunden Unterstützung bei nationalen oder auch internationalen Veranstaltungen und Events anbietet. Bei den Auftraggebern handelt es sich sowohl um Geschäfts-, als auch um Privatkunden. Eventagenturen managen die Planung und die Organisation der reibungslosen Durchführung. Dabei gibt es zwei verschiedene Modelle von Agenturen: Zum einen gibt es Full-Service-Agenturen, die alle Aufgaben übernehmen. Zum anderen gibt es Anbieter, die sich die Aufgaben mit dem Auftraggeber teilen. Die Eventagentur und ihr Auftraggeber besprechen gemeinsam den Plan und die Ziele. Hier ist die Kommunikation zwischen den beiden Partnern wichtig, damit bei der Arbeit keine Überschneidungen entstehen und ein einheitliches Konzept entwickelt wird. In der Branche herrscht ein hoher Wettbewerb, weswegen sich viele Eventagenturen auf Branchen, Leistungen oder Zielgruppen spezialisiert haben. Die Leistungen unterscheiden sich dadurch sehr. Hauptaufgabe ist die emotionale Verbindung von Marke und Mensch, die durch Veranstaltungen oder Events erreicht werden soll.”
(Definition bei DIM Deutsches Institut für Marketing GmbH)
Eine ausführlichere Beschreibung gibt es hier: Eventagentur - was ist das?
(Definition bei DIM Deutsches Institut für Marketing GmbH)
Eine ausführlichere Beschreibung gibt es hier: Eventagentur - was ist das?
Warum eine Eventagentur?
1. Netzwerk
Eventagenturen arbeiten mit handverlesenen Kooperationspartnern, wie Location-Vermietern, Caterern oder Ausstattern, zusammen. Manchmal decken diese auch einzelne Sparten intern selber ab. Wer ein Event plant, der nicht aus der Branche kommt und das nötige Netzwerk besitzt, wird die meiste Zeit darin investieren, die richtigen Partner für sein Event zu finden. Das ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern bringt auch viele Herausforderungen mit sich.
Führen wir hier ein paar dieser Herausforderungen und Fragen auf und gehen näher auf sie ein:
Führen wir hier ein paar dieser Herausforderungen und Fragen auf und gehen näher auf sie ein:
1.1. Wie finde ich die richtigen Dienstleister für mein Event?
Die erste und größte Herausforderung ist es, sich bei der Masse an Dienstleistern, die es auf dem Markt gibt, für die Richtigen zu entscheiden. Hierfür müssen folgende Schritte gemacht werden:
1.1.1. Recherche
Über welche Kanäle oder Plattformen muss man gehen um die Dienstleister, die man für ein Event benötigt zu finden? Welche Keywords muss man bei der Recherche nutzen?
WICHTIG: Bei der Internetrecherche sollte man darauf achten nicht direkt die ersten Dienstleister, die bei Google angezeigt werden, anzuklicken. Das sind die Unternehmen, die bezahlte Werbung schalten, um bei Google oben angezeigt zu werden. Man erkennt die bezahlte Werbung anhand des Wortes “Anzeige” neben der URL.
Lieber sollten die Seiten durchforstet werden, die organisch von Google auf die ersten Plätze gerankt werden.
1.1.2. Zusammentragen
Das Zusammentragen der Recherche-Ergebnisse sollte gut strukturiert werden. Am besten erstellt man sich hierfür eine Excel Liste mit allen relevanten Eckdaten zu den jeweiligen Services, um den Überblick zu bewahren.
1.1.3. Vergleichen
Beim Vergleichen, am besten mit der vorab erstellten Liste, sollte man nun Faktoren, die für das Event am bedeutendsten sind priorisieren und unter den Dienstleistern vergleichen. Dabei spielen viele Aspekte eine Rolle, wie das Service Portfolio, der Preis oder aber auch die visuelle Ansprache.
1.1.4. Referenzen
Viele Dienstleister werben damit die Besten auf dem Markt zu sein. Na klar - wer denn auch nicht? Können Sie es aber auch wirklich anhand von Referenzen belegen? Haben Sie schon die Art von Events bespielt, die zu dem Konzept des Kunden passen?
TIPP: Hier sollte man auf nachweisbare Referenzen achtgeben, vor allem wenn man eine größere Veranstaltung plant. Viele Dienstleister haben nicht die nötige Kapazität, wenn die Größenordnung eines Events eine bestimmte Personenanzahl übersteigt. Höchstwahrscheinlich würden sie die Anfrage dennoch annehmen und auf externe Hilfe zurückgreifen, was für einen jedoch Mehrkosten bedeuten würde. Hier sollte man also vor allem bei großen und aufwendigen Events darauf achten, ob der jeweilige Dienstleister Veranstaltungen in der Größenordnung aufzuweisen hat.
1.1.5. Verfügbarkeit
Wenn die Dienstleister die einem zusagen, ausgewählt wurden, müssen diese natürlich auch für das gewünschte Datum verfügbar sein. In manchen Monaten ist die Eventbranche viel ausgebuchter, als in anderen, weswegen es sehr gut vorkommen kann, dass mal das gewünschte Datum nicht verfügbar ist. Gerade bei gefragten Locations muss man weit im Voraus planen und anfragen. Es ist nicht untypisch, dass beliebte Locations schon ein Jahr im Voraus ausgebucht sind.
1.1.6. Angebote
Wenn die Recherche getan und nach allen nötigen Eckdaten und Verfügbarkeiten geprüft wurde, holt man die Angebote, die die Dienstleister anhand der gewünschten Leistungsbeschreibung bewerten, ein. Wie schnell man Rückmeldung erhält, hängt ganz von dem jeweiligen Dienstleister ab. Die Dauer der Rückmeldung ist meistens auch ein Indiz, wie gut die Erreichbarkeit und Kommunikation während eines Auftrages ist. Man sollte sich vorab strukturieren und überlegen welche Angebote man zuerst einholt, und welche Punkte man priorisiert.
BEISPIELE: Bevor man sich Gedanken über die Bestuhlung macht, sollte man zuerst die Location buchen. Die passenden Stühle für eine Location zu finden, ist höchstwahrscheinlich einfacher als andersherum. Oder aber der Musiker sollte vor der technischen Ausstattung gebucht werden. Vielleicht hat dieser selbst Equipment, welches man für wenig Geld dazu buchen kann, bevor man über einen weiteren Dienstleister geht.
Manchmal ergeben sich aber auch Situationen, mit denen man nicht rechnet, wie bestimmte Konditionen von Dienstleistern, die auf den ersten Blick nicht erkenntlich sind.
Man entscheidet sich z. B. für einen Top Caterer, der genau den Vorstellungen entspricht und denkt sich “Das ist ja nur das Essen, das passt ja in jede Location rein”. Die Traumlocation, die man dann eine Woche später bucht, sagt jedoch, dass sie catering-gebunden sind. Das bedeutet, einen Exklusivvertrag mit einem Caterer haben und man die Location nur in Zusammenarbeit mit diesem Caterer buchen kann. Nun muss man sich entscheiden oder im schlechtesten Fall hat man schon ein Angebot unterschrieben, um das man dann das Event herumplanen muss.
Manchmal ergeben sich aber auch Situationen, mit denen man nicht rechnet, wie bestimmte Konditionen von Dienstleistern, die auf den ersten Blick nicht erkenntlich sind.
Man entscheidet sich z. B. für einen Top Caterer, der genau den Vorstellungen entspricht und denkt sich “Das ist ja nur das Essen, das passt ja in jede Location rein”. Die Traumlocation, die man dann eine Woche später bucht, sagt jedoch, dass sie catering-gebunden sind. Das bedeutet, einen Exklusivvertrag mit einem Caterer haben und man die Location nur in Zusammenarbeit mit diesem Caterer buchen kann. Nun muss man sich entscheiden oder im schlechtesten Fall hat man schon ein Angebot unterschrieben, um das man dann das Event herumplanen muss.
1.1.7. Preis-Leistung
Nachdem man die Angebote eingeholt hat, geht es darum die jeweiligen Leistungen anhand von Preisen zu vergleichen. Man sollte sich vorab unbedingt überlegen wie viel Budget man für das Event hat. Wenn man nicht gerade Erfahrung in dem Bereich hat, sollte man sich vorher über die allgemeinen Preise in den jeweiligen Branchen informieren.
1.1.8. Entscheiden
Nicht zu guter Letzt muss man sich für die besten Angebote entscheiden. Hier sollte man darauf achten erst zu unterschreiben, wenn keine weiteren Rückmeldungen von weiteren Dienstleistern, die für das Angebot vonnöten sein könnten, ausstehen, da diese immer neue Erkenntnisse bringen können.
Wir sehen also, dass schon die Anfangsschritte, um ein Event eigenständig zu planen, einen nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand darstellen und gutem Zeitmanagement und ausreichender Expertise bedürfen.
Denn oft scheitert die Planung schon beim Zeitmanagement, weil nicht bedacht wird, dass man
a) nicht alle Dienstleister parallel anschreiben kann
b) alle unterschiedlich schnell antworten und man sich
c) je nach Fristsetzung der jeweiligen Dienstleister auch mal schnell entscheiden muss, damit das gewünschte Datum nicht ausgebucht ist.
Mit einem Profi erspart man sich viel Zeit und Nerven und hat einen Partner an der Seite, der die Prozesse und sein Netzwerk genauestens kennt. Der zielgenau, anhand der Vorstellungen des Kunden, Dienstleister vorschlägt und diese vorab auf Ihre Verfügbarkeiten prüft. Agenturen haben es bei der Suche viel leichter, da schon alle relevanten Eckdaten vorhanden sind, ebenso wie die persönlichen Erfahrungswerte in der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Services. Die Arbeit mit einer Eventagentur, bei der Suche und Auswahl von Dienstleistern, ist also sehr hilfreich und garantiert effiziente Partnersuche zugeschnitten auf die Veranstaltung und bietet die nötige Expertise im Hinblick auf welche Dienstleister zuerst angeschrieben werden müssen, was bei wem abgefragt werden muss und inwieweit im Voraus dies geschehen muss.
Einen Einblick warum wir uns dazu entschieden haben als Eventagentur in Hamburg selbstständig zu machen gibt es hier.
Denn oft scheitert die Planung schon beim Zeitmanagement, weil nicht bedacht wird, dass man
a) nicht alle Dienstleister parallel anschreiben kann
b) alle unterschiedlich schnell antworten und man sich
c) je nach Fristsetzung der jeweiligen Dienstleister auch mal schnell entscheiden muss, damit das gewünschte Datum nicht ausgebucht ist.
Mit einem Profi erspart man sich viel Zeit und Nerven und hat einen Partner an der Seite, der die Prozesse und sein Netzwerk genauestens kennt. Der zielgenau, anhand der Vorstellungen des Kunden, Dienstleister vorschlägt und diese vorab auf Ihre Verfügbarkeiten prüft. Agenturen haben es bei der Suche viel leichter, da schon alle relevanten Eckdaten vorhanden sind, ebenso wie die persönlichen Erfahrungswerte in der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Services. Die Arbeit mit einer Eventagentur, bei der Suche und Auswahl von Dienstleistern, ist also sehr hilfreich und garantiert effiziente Partnersuche zugeschnitten auf die Veranstaltung und bietet die nötige Expertise im Hinblick auf welche Dienstleister zuerst angeschrieben werden müssen, was bei wem abgefragt werden muss und inwieweit im Voraus dies geschehen muss.
Einen Einblick warum wir uns dazu entschieden haben als Eventagentur in Hamburg selbstständig zu machen gibt es hier.
1.2. Welche Leistungen sollte ich aus einer Hand entnehmen, welche lieber nicht?
Es gibt viele Dienstleister, die mehrere Services zugleich anbieten. Manchmal ist es sinnvoll diese von einem Dienstleister zu beziehen manchmal aber auch eher kontraproduktiv. Eine Eventagentur hat das nötige Know-how, um die richtige Beratung hinblicklich Budget und den Vorstellungen des Kunden zu vereinen.
Man sollte z. B. das Personal immer lieber über den Caterer beziehen, da man dann einen gezielten Ansprechpartner für die Angestellten hat und sich diese mit dem beschafften Catering bereits auskennen. Der Techniker sollte von der Location gestellt sein, der die Räumlichkeiten und die technische Situation vor Ort kennt, um einen einwandfreien Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
Das mag banal klingen oder den Gedanken hervorrufen, dass das nicht so wichtig ist und alles vorab geklärt und in Erfahrung gebracht werden kann. Ja, das kann es auch. Es bedeutet aber trotzdem ein höheres Risiko und viel mehr Zeitaufwand, welches meistens zu höheren Kosten führt. Denn unerwartete Situationen sind unerwartete Kosten.
Man sollte z. B. das Personal immer lieber über den Caterer beziehen, da man dann einen gezielten Ansprechpartner für die Angestellten hat und sich diese mit dem beschafften Catering bereits auskennen. Der Techniker sollte von der Location gestellt sein, der die Räumlichkeiten und die technische Situation vor Ort kennt, um einen einwandfreien Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
Das mag banal klingen oder den Gedanken hervorrufen, dass das nicht so wichtig ist und alles vorab geklärt und in Erfahrung gebracht werden kann. Ja, das kann es auch. Es bedeutet aber trotzdem ein höheres Risiko und viel mehr Zeitaufwand, welches meistens zu höheren Kosten führt. Denn unerwartete Situationen sind unerwartete Kosten.
BEISPIELE: Man hat eine Location gebucht, die auch eine Küche beinhaltet. Natürlich geht man dann davon aus, dass das Catering ohne Probleme das Essen vor Ort zubereiten kann. Nach genauer Rücksprache mit dem Catering stellt sich jedoch heraus, dass das eine bestimmte Equipment, welches der Caterer für das gewünschte Menü benötigt, nicht in der Location vorhanden ist oder nicht in der Ausführung wie die Cateringfirma es benötigt. Dies muss also zusätzlich bezahlt werden. Schlimmer noch - bestimmte Dinge fallen erst an dem Veranstaltungstag auf. Der Caterer kann nicht vorausplanen und muss noch zusätzliche Kosten für Notfall Besorgungen und Personal aufbringen. Unerwartete Situationen sind keine Seltenheit auf einer Veranstaltung.
Leider geben viele Dienstleister zu Anfang auch nicht immer alles preis, was zu Problemen führen könnte, wie bspw. eine Weihnachtsfeier die offensichtlich im Winter stattfindet und sich am Tag der Veranstaltung herausstellt, dass der Raum kälter ist als angekündigt, sobald Personen durch die Tür rein und rausgehen. Es müssen spontan Heizpilze besorgt werden.
Leider geben viele Dienstleister zu Anfang auch nicht immer alles preis, was zu Problemen führen könnte, wie bspw. eine Weihnachtsfeier die offensichtlich im Winter stattfindet und sich am Tag der Veranstaltung herausstellt, dass der Raum kälter ist als angekündigt, sobald Personen durch die Tür rein und rausgehen. Es müssen spontan Heizpilze besorgt werden.
Eventagenturen die sich mit der Location auskennen, wissen über diese Probleme Bescheid und können im Voraus darauf eingehen, diese mit dem Kunden absprechen und unnötige Kosten und vor allem Nerven sparen.
1.3. Welche Partner können meinen Anforderungen und Vorstellungen entsprechen?
Diese Frage ist essenziell wichtig für den Anfang jeder Event Planung. Bevor man Preise, Stil usw. vergleicht, müssen vorerst die Eckdaten stimmen. Denn egal wie schön und preiswert eine Location auch ist, wenn Sie den “Must-haves” nicht entspricht, dann kann und wird das Event dort nicht stattfinden können. Denn wenn man bspw. 100 Gäste einladen möchte, die Location aber nur 80 Plätze hergibt, dann hat man, ganz klar, ein Problem. Oder die Gäste reisen von weiter her mit dem Auto, die Location liegt in der Innenstadt und hat keine Parkplätze, dann muss man sich eventuell auch von dieser Location trennen, um den Aufenthalt für die Gäste so komfortabel wie möglich zu gestalten. Diese Informationen und Eckdaten hat eine Eventagentur parat und nur die Locations, die den Vorstellungen des Kunden entsprechen werden angefragt, auf alle Rahmenbedingungen geprüft und erst dann gebucht. Das erspart viel Enttäuschung und erneut - sehr viel Zeit.
1.4. Passen wir menschlich und in der Art der Kommunikation gut zusammen?
Diese Entscheidung kann man, in den meisten Fällen, leider erstmal nur anhand des ersten Eindrucks fällen, er ist aber sehr wichtig. Denn wer sich nicht gut mit den Partnern versteht, wird bei der Planung halb so viel Spaß haben, zumal die Organisation eines Events meist mehrere Monate geht. Es ist also sehr wichtig, dass die Chemie zwischen Kunde und Dienstleister stimmt und das ist leider nicht immer ganz so leicht. Denn man kann natürlich nicht nur nach Sympathie, sondern muss auch nach dem Angebotsportfolio entscheiden. Der Vorteil mit einer Eventagentur zu arbeiten ist, dass man einen einzigen Ansprechpartner hat. Man muss sich in dem Fall also nur einen Partner aussuchen mit dem man klickt und die restliche Kommunikation mit allen weiteren Services übernimmt die Agentur. Eventagenturen arbeiten dementsprechend natürlich auch nur mit Dienstleistern zusammen, mit denen Sie sich verstehen und denen sie vertrauen, da auch Sie sich Kummer und Nerven sparen möchten. Man kann sie wie Partner fürs Leben betrachten, mit denen man nur zusammen ist, wenn man sich wirklich gut versteht.
Aber nicht nur in der Kommunikation ist es viel wert nur einen Ansprechpartner zu haben, sondern vor allem bei der Frage wer der Hauptverantwortliche bei der Planung, Betreuung und Durchführung eines Events ist. Man arbeitet auf einer Veranstaltung mit vielen Dienstleistern gleichzeitig zusammen, die unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben. Es gibt aber keinen Hauptverantwortlichen, der dafür sorgt, dass das gesamte Event einwandfrei verläuft. Bei der Organisation mit einer Full Service Eventagentur, kann der Kunde sich vollstens darauf verlassen, dass diese Hauptverantwortlichkeit bei der Agentur liegt. Man bekommt als Kunde authentische Erfahrungswerte mit welchen Services gearbeitet werden sollte und welche am besten zu dem jeweiligen Event passen.
Aber nicht nur in der Kommunikation ist es viel wert nur einen Ansprechpartner zu haben, sondern vor allem bei der Frage wer der Hauptverantwortliche bei der Planung, Betreuung und Durchführung eines Events ist. Man arbeitet auf einer Veranstaltung mit vielen Dienstleistern gleichzeitig zusammen, die unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben. Es gibt aber keinen Hauptverantwortlichen, der dafür sorgt, dass das gesamte Event einwandfrei verläuft. Bei der Organisation mit einer Full Service Eventagentur, kann der Kunde sich vollstens darauf verlassen, dass diese Hauptverantwortlichkeit bei der Agentur liegt. Man bekommt als Kunde authentische Erfahrungswerte mit welchen Services gearbeitet werden sollte und welche am besten zu dem jeweiligen Event passen.
"Eine gute Entscheidung basiert auf Wissen und nicht auf Zahlen“ - Plato
Eine gute Agentur wählt Ihre Partner natürlich nicht nur anhand von guter Außendarstellung oder jede Menge von Likes aus. Sie arbeitet mit den Partnern zusammen, mit denen es gute Erfahrungswerte in der Zusammenarbeit gibt. Denn alles andere würde auch für die Agentur Mehrarbeit bedeuten und deren Ruf gefährden. Eine Agentur kann ja schlecht sagen, dass das was schiefgelaufen ist die Schuld des Caterers war. Wenn man eine Eventagentur für die gesamte Planung einer Veranstaltung beauftragt, ist diese der Organisator, der alle Stränge zusammenhält und dafür sorgen muss, dass alles einwandfrei läuft.
Ein weiterer Vorteil in der Zusammenarbeit mit einer Eventagentur ist, dass auch bei Änderungen nicht jeder einzelne Dienstleister kontaktiert werden muss, sondern auch die Kommunikation über die Eventagentur allein läuft. Denn diese ist unter anderem ebenso dafür zuständig, alle Änderungen an die jeweiligen Dienstleister weiterzuleiten und sicherzustellen, dass diese umgesetzt werden. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn doch 10 Gäste mehr oder weniger auf ein Event eingeladen werden müssten. Das Mobiliar muss um 10 Stühle vermindert werden, das Catering muss für den Einkauf 10 Menüs weniger einplanen oder aber es werden 10 Gäste mehr eingeladen und es müssen 10 weitere Tischkarten bestellt werden.
Ein weiterer Vorteil in der Zusammenarbeit mit einer Eventagentur ist, dass auch bei Änderungen nicht jeder einzelne Dienstleister kontaktiert werden muss, sondern auch die Kommunikation über die Eventagentur allein läuft. Denn diese ist unter anderem ebenso dafür zuständig, alle Änderungen an die jeweiligen Dienstleister weiterzuleiten und sicherzustellen, dass diese umgesetzt werden. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn doch 10 Gäste mehr oder weniger auf ein Event eingeladen werden müssten. Das Mobiliar muss um 10 Stühle vermindert werden, das Catering muss für den Einkauf 10 Menüs weniger einplanen oder aber es werden 10 Gäste mehr eingeladen und es müssen 10 weitere Tischkarten bestellt werden.
1.5. Gibt es Dinge, die ich nicht angesprochen habe und die auf den ersten Blick nicht ersichtlich waren?
Das kommt natürlich vor und auch das ist die Aufgabe der Agentur über all diese Dinge Bescheid zu wissen und Verantwortung zu übernehmen. Es gibt viele Fälle, in denen sich Dinge erst nach Vertragsabschluss herausstellen. All die möglichen Situationen oder auch noch so kleinen Eckdaten zu erfragen ist für eine Privatperson oder jemanden der sich nicht mit der Planung von Veranstaltungen auskennt, unmöglich. Es sind manchmal die kleinen aber feinen Dinge, die eine große Auswirkung auf das Gesamtergebnis einer Veranstaltung haben, wie bspw. wenn man ein Event mit ganz vielen Kerzen haben möchte, um eine warme Atmosphäre zu kreieren, sich aber am Ende herausstellt, dass man in der Location die man gebucht hat, aufgrund der Brandgefahr gar keine Kerzen nutzen darf. Das sind “Kleinigkeiten“, die man oft erst später feststellt, da Dinge wie Dekoration meist nicht die ersten Punkte sind, die man in der Planung angeht oder aber die Nachbarn der Location machen einem ein Strich durch die Rechnung und es stellt sich heraus, dass sie ab 22 Uhr strikte Abendruhe möchten. Das sind alles böse Überraschungen, die sich oftmals eben erst nach Vertragsabschluss herausstellen. Mit dem Know-how der Agentur, kann eine Privatperson diese bösen Überraschungen umgehen.
Hier führen wir ein paar der Dienstleister auf an die man bei einem “Standard-Event“ denken sollte (natürlich abhängig von der Veranstaltungsart & -größe)
Hier führen wir ein paar der Dienstleister auf an die man bei einem “Standard-Event“ denken sollte (natürlich abhängig von der Veranstaltungsart & -größe)
Checkliste an Dienstleistern
2. Event Planung
“Plans are nothing. Planning is everything.“Albert Einstein
Um eine Vorstellung zu bekommen, wie die Zusammenarbeit der Planung einer Veranstaltung mit einer Event-Agentur ist, führen wir in diesem Kapitel die allgemeinen Schritte auf, die man gemeinsam durchlaufen würde.
2.1. Schritt 1 - Kennenlernen
Die Eventagentur geht in einem intensiven Meeting die Gesamtplanung der Veranstaltung mit dem Kunden durch. Hier werden alle Vorstellungen, Wünsche und Eckdaten, sowie das Budget des Kunden besprochen und bis ins Detail analysiert. Beide Parteien lernen sich somit näher kennen und das Angebot kann individuell auf den Kunden zugeschnitten werden. Man erhält im Anschluss ein individuelles Veranstaltungskonzept seitens der Agentur.
2.2. Schritt 2 - Angebotseinholung Dienstleister
Daraufhin folgen von der Event-Agentur Angebote von ausgewählten Service Partnern, die für die Veranstaltung relevant sind. Die Agentur wählt die Servicepartner aus, die zu dem Konzept und dem Budget des Kunden passen und präsentiert die Angebote der Dienstleister samt Verfügbarkeiten, Eckdaten und Kosten.
2.2. Schritt 2 - Angebotseinholung Dienstleister
Daraufhin folgen von der Event-Agentur Angebote von ausgewählten Service Partnern, die für die Veranstaltung relevant sind. Die Agentur wählt die Servicepartner aus, die zu dem Konzept und dem Budget des Kunden passen und präsentiert die Angebote der Dienstleister samt Verfügbarkeiten, Eckdaten und Kosten.
2.3. Schritt 3 - Buchung der Services
Nachdem die Angebote gemeinsam mit der Event-Agentur gesichtet und in einem Meeting besprochen wurden, müssen sich die Kunden entscheiden. Hier werden von der Agentur genaue Pro’s und Con’s der jeweiligen Dienstleistungsangebote übersichtlich dargestellt und die Agentur steht dem Kunden stets für Fragen und Empfehlungen zur Seite. Die Buchung, Detailabsprachen und Änderungswünsche der Angebote erfolgen alle über die Agentur.
2.4. Schritt 4 - Timing
Nach der Auswahl der Partner bekommt jeder dieser Dienstleister ein genaues Timing zugeschickt. Wann muss auf- & abgebaut werden? Wer muss wann vor Ort sein? Die Veranstaltungsagentur achtet während der Planung, wie auch an dem Veranstaltungstag darauf, dass keine unnötigen Kosten entstehen, indem bspw. das Personal schon zu früh am Veranstaltungsort ist.
2.5. Schritt 5 - Updates
Nach der Kommunikation mit den jeweiligen Services und möglicherweise neu auftauchenden Situationen oder aber auch Wünschen hält die Agentur den Kunden stets auf dem Laufenden. Nicht nur wegen des Inhaltes, sondern auch des Budgets. Dieses wird regelmäßig seitens der Eventagentur aktualisiert. Somit kann schnell auf Änderungswünsche eingegangen und Stress vermieden werden.
2.6. Schritt 6 - Feinschliff Planung
In diesem Schritt werden Dinge besprochen, die am Anfang noch keine Priorität hatten, wie bspw. die Abfrage wie viele Gäste vegetarisch oder vegan essen möchten, damit die Agentur den Caterer vorab briefen kann, wie viel von was eingekauft werden muss.
2.7. Schritt 7 - Tag des Events
Einen Profi an der Seite zu haben, der an dem Tag des Events den Überblick bewahrt und Ansprechpartner ist, erspart einem viel Kummer und Sorgen. Man muss sich um nichts mehr kümmern und kann den Tag, auf den man gemeinsam hingearbeitet hat, genießen und die Durchführung komplett an die Agentur abgeben. Jetzt heißt es für den Kunden zurücklehnen und den Tag, auf den alle gewartet haben, genießen.
2.8. Schritt 8 - Abwicklung
Die Agentur ist ebenso dafür verantwortlich das ganze Event abzuwickeln. Hier geht es nicht nur um den Abbautag, sondern auch um Aufgaben wie die Feedback Einholung, Auswertung des Eventerfolgs, Aufbereitung der Eventfotos usw.
Weitere Tipps für eine gute Eventorganisation gibt es hier.
Weitere Tipps für eine gute Eventorganisation gibt es hier.
2.9. Übersicht
- Intensives Vorgesprächs Meeting & Analyse der Wünsche des Kunden
- Erstellen eines Veranstaltungskonzepts anhand der gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen
- Angebotseinholung mit Stil- & Verfügbarkeitscheck und Vorschläge diverser Dienstleister die für das Event vonnöten sind
- Detailabstimmung und Buchung der Service Partner
- Laufende Absprache mit den Dienstleistern während der gesamten Planungszeit
- Budgetplan Erstellung & regelmäßige Kontrolle
- Zeitplan Erstellung & regelmäßige Aktualisierung
- Aufbau Tag, Betreuung an am Tag des Events & Abbau Tag
- Abwicklung
3. Event Controlling
Das Event Controlling beschreibt die Steuerung der Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Veranstaltung. Event Controlling ist eine der wichtigsten Aufgaben einer Eventagentur. Der Erfolg des Event Controllings hängt unter anderem sehr eng mit den Herausforderungen, die in dem obersten Kapitel beschrieben wurden, zusammen.
Als Teil des Eventmarketings wird Event Controlling bei gewerblichen Veranstaltungen neben der Ablaufkontrolle großgeschrieben. Denn beim Controlling einer Betriebsveranstaltung geht es auch um die Steuerung und Optimierung der Kommunikationswirkung einer Veranstaltung. Hier dient Event-Controlling als Apparat der Erfolgskontrolle, um die strategischen und operativen Entscheidungen die im Vorfeld getroffen wurden auszuwerten.
Um das Ganze greifbarer zu machen, zeigen wir zwei Szenarien auf, wie das Budget Controlling meist ohne Eventagentur gehandhabt wird und wie es mit einer Eventagentur aussieht. Es soll verdeutlicht werden, wieso gerade beim Managen einer Veranstaltung die dauerhafte Aktualisierung und Kontrolle des Budgets von hoher Bedeutung ist und warum der Gedanke, dass eine Agentur viel mehr kostet, als ein Event auf eigenen Fuß zu planen, ein Trugschluss ist.
Als Teil des Eventmarketings wird Event Controlling bei gewerblichen Veranstaltungen neben der Ablaufkontrolle großgeschrieben. Denn beim Controlling einer Betriebsveranstaltung geht es auch um die Steuerung und Optimierung der Kommunikationswirkung einer Veranstaltung. Hier dient Event-Controlling als Apparat der Erfolgskontrolle, um die strategischen und operativen Entscheidungen die im Vorfeld getroffen wurden auszuwerten.
Um das Ganze greifbarer zu machen, zeigen wir zwei Szenarien auf, wie das Budget Controlling meist ohne Eventagentur gehandhabt wird und wie es mit einer Eventagentur aussieht. Es soll verdeutlicht werden, wieso gerade beim Managen einer Veranstaltung die dauerhafte Aktualisierung und Kontrolle des Budgets von hoher Bedeutung ist und warum der Gedanke, dass eine Agentur viel mehr kostet, als ein Event auf eigenen Fuß zu planen, ein Trugschluss ist.
3.1. Ohne Eventagentur
3.2. Mit Eventagentur
Während der Planungszeit kann es natürlich auch dazu kommen, dass sich die Wünsche des Kunden ändern und man womöglich doch ein bisschen mehr mit der Dekoration auftragen möchte. Auch dann steht die Agentur zur Seite, versucht das kostengünstigste für den Kunden herauszuholen und weist einen auch bei bestimmten Entscheidungen daraufhin möglicherweise eher noch einmal abzuwarten, bevor man zu voreilige Entscheidungen trifft und sich weitere Wünsche ergeben, die dann das Budget sprengen könnten.
BEISPIEL: Man hat zu Anfang der Planung mit gutem Wetter gerechnet und hat davon abgesehen eine Überdeckung für den Außenbereich vorzusehen. Eine professionelle Agentur berechnet solche Fälle in dem Budget mit, räumt dem Kunden einen Puffer ein und macht Ihn frühzeitig darauf aufmerksam, damit dieser in den Kosten bleibt. All die individuell neu aufkommende Wünsche und Änderungen werden mit diesem einen Ansprechpartner besprochen. Die Agentur übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Service Partnern, aktualisiert stetig das Budget, und hält die Gesamtkosten in dem gewünschten Rahmen.
Tipps & Tricks worauf man achten sollte um unnötige Kosten zu vermeiden:
● Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten vor Vertragsabschluss durchgelesen und von einem Vertrauten gegengeprüft werden.
● Alle Vereinbarungen, vor allem wenn es um mündlich besprocheneLeistungen oder Kosten geht, sollte man sich schriftlich geben lassen.
● Bei Getränkepauschalen sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht überteuert sind und dass wenn nach Bedarf gebucht werden soll, auch auf Kommission bestellt wird. Somit vermeidet manGetränke zu zahlen, die gar nicht verbraucht werden.
● Man sollte sich genauestens über die Rechtslage bei der Planung eines Events informieren. Dieser Punkt ist vor allem dann wichtig, wenn man selbst der Veranstalter ist. Es sollte rechtliche Beratung hinzugezogen werden.
● Die Haftungsfrage sollte ebenso nicht außer acht gelassen werden, hier empfiehlt sich eine Versicherungsberatung.
● Es sollte darauf geachtet werden, ob alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.
● Man sollte keine Agenturen wählen die ausschließlich mitExklusiv-Partnern zusammenarbeiten.
● Die technische Ausstattung sollte weitestgehend über den Musikergebucht werden. Je nach Veranstaltungsgröße sollte jedoch immer ein Profi vor Ort sein, der bei technischen Schwierigkeiten agieren kann.
● Es sollte nicht mit zu vielen Lieferanten auf einmal gearbeitet werden.Allein für den Transportweg hin und zurück plus Auf- & Abbaukommen viele Kosten hinzu.
● Wichtige Partner sollte man vor Vertragsschluss immer einmalpersönlich treffen. Manchmal versteckt sich hinter einer netten E-Mail nicht unbedingt ein verlässlicher Partner.
● Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten vor Vertragsabschluss durchgelesen und von einem Vertrauten gegengeprüft werden.
● Alle Vereinbarungen, vor allem wenn es um mündlich besprocheneLeistungen oder Kosten geht, sollte man sich schriftlich geben lassen.
● Bei Getränkepauschalen sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht überteuert sind und dass wenn nach Bedarf gebucht werden soll, auch auf Kommission bestellt wird. Somit vermeidet manGetränke zu zahlen, die gar nicht verbraucht werden.
● Man sollte sich genauestens über die Rechtslage bei der Planung eines Events informieren. Dieser Punkt ist vor allem dann wichtig, wenn man selbst der Veranstalter ist. Es sollte rechtliche Beratung hinzugezogen werden.
● Die Haftungsfrage sollte ebenso nicht außer acht gelassen werden, hier empfiehlt sich eine Versicherungsberatung.
● Es sollte darauf geachtet werden, ob alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.
● Man sollte keine Agenturen wählen die ausschließlich mitExklusiv-Partnern zusammenarbeiten.
● Die technische Ausstattung sollte weitestgehend über den Musikergebucht werden. Je nach Veranstaltungsgröße sollte jedoch immer ein Profi vor Ort sein, der bei technischen Schwierigkeiten agieren kann.
● Es sollte nicht mit zu vielen Lieferanten auf einmal gearbeitet werden.Allein für den Transportweg hin und zurück plus Auf- & Abbaukommen viele Kosten hinzu.
● Wichtige Partner sollte man vor Vertragsschluss immer einmalpersönlich treffen. Manchmal versteckt sich hinter einer netten E-Mail nicht unbedingt ein verlässlicher Partner.
3.3. Checkliste Eventkalkulation
Hier einige der gängigen Kosten, die man bei der Eventplanung bedenken solltet.
4. Event Design
“Some people look for a beautiful place. Others make a place beautiful.” - Inavat Khan
Das Event Design kommt bei der Visualität einer Veranstaltung zum Einsatz. Die meisten Menschen haben schon Vorstellungen, wie sie sich Ihr Event optisch vorstellen und möglicherweise sogar schon konkrete Ideen, wissen aber nicht wie sie das Ganze umsetzen und zum Leben erwecken sollen. Denn auch wenn eine Person einen guten Geschmack im Alltag beweist, heißt es nicht automatisch, dass diese auch das große Ganze sehen und in die Realität umsetzen kann. Vor Allem nicht bei Veranstaltungen, die man, wenn man nicht in der Branche arbeitet, täglich plant.
Das Arbeiten mit einer Eventagentur schließt natürlich nicht aus, dass man sich als Kunde kreativ mit einbringen darf. Im Gegenteil, nur in guter Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Kunden, kann das richtige Look & Feel und Image einer Veranstaltung kreiert werden. Die Agentur erleichtert die Suche nach den Designkomponenten lediglich, sieht das große Ganze und stellt sicher, dass das Endergebnis in sich stimmig ist.
Eine große Hilfe, gerade zu Anfang eines jeden Projekts, ist das sogenannte Moodboard.
Das Arbeiten mit einer Eventagentur schließt natürlich nicht aus, dass man sich als Kunde kreativ mit einbringen darf. Im Gegenteil, nur in guter Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Kunden, kann das richtige Look & Feel und Image einer Veranstaltung kreiert werden. Die Agentur erleichtert die Suche nach den Designkomponenten lediglich, sieht das große Ganze und stellt sicher, dass das Endergebnis in sich stimmig ist.
Eine große Hilfe, gerade zu Anfang eines jeden Projekts, ist das sogenannte Moodboard.
“Als Mood-Board oder auch Moodboard bezeichnet man ein wichtiges Präsentations- und Arbeitsmittel, das in allen Design- und Kommunikationsberufen zum Einsatz kommt. Es handelt sich dabei um eine Collage aus Bildern beliebiger Arten, die zum Beispiel eine genaue konkrete Richtung präsentieren oder bei der visuellen Erklärung von Kontexten helfen.“ (Credia)
Das Thema, die Location, die Farben, das Licht, das Mobiliar, die Papeterie usw. werden alle um das Thema herum in einem Moodboard verbildlicht, damit alle Komponenten zueinander passen und in sich stimmig sind.
Da Eventmanager, im besten Falle, schon die vielfältigsten Veranstaltungsthemen und Welten geschaffen haben, wissen sie genau worauf es ankommt um bei dem Gast/Endkunden, durch die unterschiedlichsten Designkomponenten, das gewünschte Gefühl zu erzeugen.
Auch die Servicepartner werden anhand des Gesamtkonzepts ausgesucht und müssen Ihre Dienstleistungen dahingehend erbringen. Sie werden selbstverständlich immer auf dem aktuellsten Stand gehalten und regelmäßig gebrieft. Hier ist es besonders wichtig mit einer Eventagentur zu arbeiten, die jedes einzelne Projekt individuell betrachtet und kein fertiges Paket aus der Tasche holt und an jeden Kunden gleich verkauft. Viele Agenturen machen sich das Leben damit leichter, aber umgehen einen der wichtigsten Punkte bei der Eventplanung, nämlich die passenden Partner für das Event zu finden.
Das passiert öfter bei größeren Agenturen, die bspw. ihre eigenen Locations haben und nur diese anbieten. Das ist für den Kunden nicht immer erkenntlich. Oder aber sie arbeiten ausschließlich mit Exklusiv-Partnern zusammen, wo sie bei der Vermittlung Provision bekommen und daher nur diese vorschlagen, auch wenn die Location möglicherweise gar nicht zu dem Konzept des Events passt. Gerade wenn ein Kunde optisch mit Einzigartigkeit herausstechen möchte, sollte man sich eine Agentur suchen, die jeden Fall individuell betrachtet. Man muss eine Agentur finden, die sich trotz vertrauter Partner, auch mal auf die Suche nach einer Location macht, die sie vielleicht noch nicht im Portfolio hat, wenn in diesem keine passende für das Event vorhanden ist. Auch, wenn das nun mal mehr Zeitaufwand bedeutet.
Die Agentur muss Organisationstalent, Kreativität und Leidenschaft mitbringen.
Da Eventmanager, im besten Falle, schon die vielfältigsten Veranstaltungsthemen und Welten geschaffen haben, wissen sie genau worauf es ankommt um bei dem Gast/Endkunden, durch die unterschiedlichsten Designkomponenten, das gewünschte Gefühl zu erzeugen.
Auch die Servicepartner werden anhand des Gesamtkonzepts ausgesucht und müssen Ihre Dienstleistungen dahingehend erbringen. Sie werden selbstverständlich immer auf dem aktuellsten Stand gehalten und regelmäßig gebrieft. Hier ist es besonders wichtig mit einer Eventagentur zu arbeiten, die jedes einzelne Projekt individuell betrachtet und kein fertiges Paket aus der Tasche holt und an jeden Kunden gleich verkauft. Viele Agenturen machen sich das Leben damit leichter, aber umgehen einen der wichtigsten Punkte bei der Eventplanung, nämlich die passenden Partner für das Event zu finden.
Das passiert öfter bei größeren Agenturen, die bspw. ihre eigenen Locations haben und nur diese anbieten. Das ist für den Kunden nicht immer erkenntlich. Oder aber sie arbeiten ausschließlich mit Exklusiv-Partnern zusammen, wo sie bei der Vermittlung Provision bekommen und daher nur diese vorschlagen, auch wenn die Location möglicherweise gar nicht zu dem Konzept des Events passt. Gerade wenn ein Kunde optisch mit Einzigartigkeit herausstechen möchte, sollte man sich eine Agentur suchen, die jeden Fall individuell betrachtet. Man muss eine Agentur finden, die sich trotz vertrauter Partner, auch mal auf die Suche nach einer Location macht, die sie vielleicht noch nicht im Portfolio hat, wenn in diesem keine passende für das Event vorhanden ist. Auch, wenn das nun mal mehr Zeitaufwand bedeutet.
Die Agentur muss Organisationstalent, Kreativität und Leidenschaft mitbringen.
TIPP: Ob man eine Agentur gefunden hat, die jedes Projekt individuell behandelt, kann man meist schon bei der Angebotseinholung erkennen. Wenn eine Agentur direkt nach Anfrage, ohne Vorgespräch ein fertiges PDF schick, kann man davon ausgehen, dass sie dies einer anderen Person, die eine Anfrage für ein komplett anderes Event macht, auch vorschlagen werden.
Ein gutes Gespür, ob man dieselben Vorstellungen hinblicklich des Event-Designs mit einer Agentur hat, ist natürlich auch das erste persönlichen Kennenlernen. Passen die Mitarbeiter persönlich zu einem, haben sie einen Stil der dem Eigenen nahe kommt oder können sie sich in meinen Stil hineinversetzen? Da hilft der Blick in das Moodboard sehr gut.
Was auch hilft, ist es sich die Außendarstellung der Agentur anzuschauen, vor allem die visuell-lastigen Kanäle wie die Website oder Instagram um zu sehen, ob man einen ähnlichen Geschmack hat. Die Projekte, die die Eventagentur gemacht haben sagen auch viel aus. Hier muss man trotzdem etwas abwägen, denn oft sind es auch die Wünsche der Kunden und nicht unbedingt der Stil der Agentur der in den Fotos widergespiegelt wird. Daher sagen Webseiten und soziale Kanäle der Agenturen, hinblicklich des Geschmacks, fast noch mehr aus.
Was auch hilft, ist es sich die Außendarstellung der Agentur anzuschauen, vor allem die visuell-lastigen Kanäle wie die Website oder Instagram um zu sehen, ob man einen ähnlichen Geschmack hat. Die Projekte, die die Eventagentur gemacht haben sagen auch viel aus. Hier muss man trotzdem etwas abwägen, denn oft sind es auch die Wünsche der Kunden und nicht unbedingt der Stil der Agentur der in den Fotos widergespiegelt wird. Daher sagen Webseiten und soziale Kanäle der Agenturen, hinblicklich des Geschmacks, fast noch mehr aus.
TIPP: Wenn man sich schwer damit tut visuelle Vorstellungen zu beschreiben, kann man Fotos bei zum Beispiel Pinterest zusammenstellen, damit die Agentur ein besseres Bild von den Vorstellungen bekommen kann.
Beispiel:
5. Eventmarketing
Beim Eventmarketing geht es nicht nur um die Planung eines Events, sondern auch um den Abverkauf und/oder die Außendarstellung einer Marke. Das Eventmarketing wird überwiegend für Firmenevents und den kommerziellen Bereich genutzt und fokussiert sich auf erlebnisorientierte Kommunikation.
Dabei steht meist entweder ein Produkt oder eine Dienstleistung eines Unternehmens im Vordergrund. Das Eventmarketing kommt also dann ins Spiel, wenn man seine Dienstleistung oder sein Produkt nicht nur rein informativ an den Kunden bringen, sondern diese Information mit Unterhaltung und Erlebnissen verbinden möchte.
Nicht alle Eventagenturen bieten diese Art von Veranstaltungen an, da hier besonders gute Fachkenntnis und Expertise gefragt ist. Das Event soll nämlich nicht nur Spaß bringen, sondern auch im Gedächtnis bleiben, die Brand Awareness stärken und im besten Fall zum Abverkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung führen.
Dabei steht meist entweder ein Produkt oder eine Dienstleistung eines Unternehmens im Vordergrund. Das Eventmarketing kommt also dann ins Spiel, wenn man seine Dienstleistung oder sein Produkt nicht nur rein informativ an den Kunden bringen, sondern diese Information mit Unterhaltung und Erlebnissen verbinden möchte.
Nicht alle Eventagenturen bieten diese Art von Veranstaltungen an, da hier besonders gute Fachkenntnis und Expertise gefragt ist. Das Event soll nämlich nicht nur Spaß bringen, sondern auch im Gedächtnis bleiben, die Brand Awareness stärken und im besten Fall zum Abverkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung führen.
WICHTIG: Anders als bei klassischen Events, sollte man bevor man eine Veranstaltungsagentur für das Eventmarketing eines Unternehmens engagiert, schauen, ob die jeweilige Agentur Mitarbeiter hat die Kommunikation, Marketing oder eine ähnliche Studiengang Richtung gelernt haben oder aber schon Projekte dahingehend aufzuweisen haben. Wichtig zu schauen ist auch, ob die Agentur Kreativität beweist. Kreativität ist nämlich beim Eventmarketing das A und O. Sie muss nicht nur Organisationstalent beweisen, sondern sich auch in andere Marken hineinversetzen können, Ihre Vision verstehen und diese anhand von Ideen, die zu dem Unternehmen passen, präsentieren. Hierfür muss die Eventagentur sich stetig neu mit Marken und Ihrer Außendarstellung auseinandersetzen.
- Was ist der Kernbotschaft der Marke?
- Was ist das Image?
- Wofür steht die Marke?
- Wer ist die Zielgruppe?
- Wie und über welche Kanäle muss die Zielgruppe angesprochen werden?
- Wie kann ein Event daraus gemacht werden in dem alle Komponenten, wie das Catering, die Deko, die Location usw. zusammenpassen?
- Wie kann ich die Menschen auf dem Event zum Mitmachen animieren?
- Wie schafft man es sich von der Masse an Veranstaltern abzuheben?
Die Antwort auf diese und noch viele weitere Fragen gehören zu den Hauptaufgaben einer Eventagentur, wenn es um die Vermarktung eines Events geht.
