So facettenreich und schön der Beruf als Eventmanager auch ist, so sehr kann dieser einen manchmal auch auslaugen. Vor allem dann, wenn man auf gewisse Dinge nicht Acht gibt.
In diesem Blogartikel geben wir 7 hilfreiche Tipps, wie man Events stressfrei planen und durchführen kann.
1. Struktur
Sich eine gut durchdachte und klare Struktur vor jedem Event zu machen ist in dem Beruf, als Eventplaner nicht wegzudenken. Denn wer sich von Anfang an überlegt, wann er was zu erledigen hat und vor allem wie, wird einem viel Stress ersparen.
Hierzu gehören Punkte wie die Budgetplanung, erstellen von Moodboards für das Event Design & regelmäßige Absprache mit den Dienstleistern, feste Termine für Meetings mit Services & Kunden, Timing & Ablaufplan, interne sowie externe Personalplanung usw.
2. Vorab Organisation
Bei einem Event wo es gerade gegen Ende stressiger wird, sollte man alle Erledigungen die man im Voraus machen kann, frühestmöglich abwickeln. Ganz nach dem Motto ”Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.”
3. Unterstützung
Sich für jedes Projekt Unterstützung zu holen ist wichtig. Je nach Größe des Events vielleicht auch mal ein bisschen mehr. Denn es werden Tage kommen, wo andere Projekte im Vordergrund stehen oder aber private Umstände, wie dass man krank wird, eintreffen, sodass man für eine Zeit lang pausieren muss. Die Vorbereitungen auf das Event müssen jedoch weiterlaufen. Sich daher vor Projektbeginn eine helfende Hand zu suchen, ist unabdingbar. Diese Person sollte über die ganze Projektdauer hinweg im Bilde sein und einspringen, wenn sie gebraucht wird. Auch dem Kunden wird dies eine Sicherheit geben.
4. Pausen
Auch wenn man gerne viel arbeitet, sollte man sich dennoch immer mal wieder Pausen nehmen und sein Privatleben nicht vollkommen außer Acht lassen. Eventmanager müssen zu der 40-Stunden-Woche meist auch am Wochenende arbeiten, da viele Veranstaltungen am Wochenende stattfinden und bis in die späten Abendstunden gehen. Da kommt das Privatleben gerne mal zu kurz. Um weiterhin mit dem Drive und der Freude arbeiten zu können, ist es daher auch wichtig, sich die Zeit für die Liebsten zu nehmen und auch mal den Stift fallen zu lassen. Auch im Alltag sollte man sich diese Pausen nehmen. Sei es, dass es eine 15-minütige Meditation nach dem Mittagessen oder eine Yoga-Session nach Feierabend ist.
5. Immer auf sich selbst verlassen
Da man auf Veranstaltungen mit den vielen unterschiedlichen Dienstleistern zusammenarbeitet, ist es umso wichtiger den Gesamtüberblick zu bewahren. Natürlich kann und sollte man sich nicht um alles selber kümmern. Aber man sollte über alles im Bilde sein. Denn wenn am Ende jemand seine Leistung nicht so erbringt, wie dem Kunden versprochen wurde, ist man trotzdem derjenige der die Situation ausbaden muss. Vertrauen ist gut, ein gesundes Maß an Kontrolle besser. Die Stränge zusammenzuhalten und den Überblick zu bewahren gehört zu dem Job des Veranstaltungsplaners und erspart einem am Ende des Tages sehr viel Stress.
6. Plan B, besser noch C
Wenn etwas dann doch nicht so läuft wie geplant, sollte man immer einen Plan B, besser noch einen Plan C in der Tasche parat haben. Und dieser wird bitte nicht erst dann erstellt, wenn A scheitert, sondern schon bei der Vorab-Organisation.
7. Den Moment genießen
Es ist ganz typisch, dass man als Eventplaner Monate auf das eine Event hinarbeitet. Man steckt viel Fleiß, Zeit und Liebe in die Organisation. An dem Tag des Events kommt dann meist der Höhepunkt des Stresses, da bei der Durchführung alles einwandfrei laufen muss. Einen kühlen Kopf zu bewahren und Vertrauen darin zu haben, dass man all die oben beschriebenen Punkte bis ins Detail durchdacht und geplant hat ist wichtig, um auch mal kurz innezuhalten und den Tag, den man geschaffen hat, zu beobachten und zu genießen. Auch der Kunde wird dies sehr schätzen und hat lieber den Eventplaner an der Seite, der alles im Griff hat und nicht von A nach B springt, weil Dinge vorab nicht bestmöglichen organisiert wurden.
