Man hat neue inspirierende Menschen kennengelernt, interessante Gespräche geführt oder einfach mal wieder besonders viel gelacht. Wenn man persönlich einen dieser Punkte als Fazit nach einer besuchten Veranstaltung zieht, ist es für viele Grund genug zu sagen “Das war ein erfolgreicher Abend!“ Aber wie misst man als Veranstalter den tatsächlichen Erfolg einer Veranstaltung?
In vielen Bereichen ist es einfach Dinge zu messen. Mit einem Lineal misst man die Breite eines Kleiderschrankes, mit einem Messbecher wie viel Mehl man für ein selbstgebackenes Brot braucht und mit einer Waage wie viel Kaffeepulver in die Stempelkanne kommt. Bei Veranstaltungen braucht man jedoch definitiv mehr als ein einfaches Maßband. Das Maßband der Eventbranche trägt den Namen Eventcontrolling. Was Eventcontrolling genau ist, wird in diesem Blogartikel erklärt.
Der Ablauf:
1. Ziele setzen
Events werden gerne als Werbemittel für Unternehmen genutzt. Denn besonders im gewerblichen Bereich geht es oft um sehr viel und umso wichtiger ist es Fazit aus Veranstaltungen zu ziehen, um somit die darauf Folgenden optimieren zu können. Ob man Erfolg hatte, kann sich nur herauskristallisieren, wenn man sich vorab Ziele gesetzt hat. Hier ist es wichtig realistisch zu bleiben. Bevor man mit dem Eventcontrolling loslegt, fragt man sich am besten, was man überhaupt erreichen möchte. Diese Frage sollte man sich stellen bevor man anfängt ein Konzept auszuarbeiten, denn darauf baut alles auf:
Will man einen gewissen Gewinn erzielen? Möchte man seine Verkaufszahlen steigern? Möchte man die Brand Awareness erhöhen oder einfach nur Stammkunden mit einem Lächeln nach Hause schicken?
Wenn man seine Antworten darauf definiert hat, sollte man sich als Nächstes die mit der ersten Frage automatisch einhergehenden Folgefragen stellen:
Wie viel Investment ist einem das Ziel Wert, bzw. was kann man überhaupt investieren? Wenn man das Ziel dann erreicht hat, was muss man dafür tun, um es langfristig zu halten?
Bei diesem Punkt sollte man nicht nur an das Geld, sondern auch an die zu investierende Arbeitszeit denken. So überprüft man auch automatisch die Plausibilität, ob die Ziele überhaupt erreichbar sind und es Sinn ergibt weiter zu planen. Schön und gut, wenn man nach einer Veranstaltung 50.000 Follower haben möchte. Man muss sich aber immer einmal in die bestmögliche und schlecht möglichste Lage versetzen:
Was passiert, wenn man das erreicht? Hat man die Kapazitäten den Kanal dann auch zu bespielen und zu pflegen um die Follower langfristig zu halten oder müsste vielleicht ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden? Was passiert, wenn man das nicht erreicht? Könnte man dadurch einen schlechten Ruf bekommen oder in finanzielle Probleme geraten?
Erst wenn man alle Szenarien überprüft und analysiert hat, kann man das finale Budget definieren und ein überzeugendes Konzept erstellen.
2. Key Performance Indicators (KPIs) definieren
Einfach gesagt sind KPIs Leistungskennzahlen, die einem sagen, ob man gute oder schlechte Arbeit geleistet hat. Für das Eventcontrolling sollten diese vor, während und nach dem Event erfasst werden. Man sollte nicht zu viele festsetzen, denn dann verliert man schnell den Überblick über das, was wirklich relevant ist. Man nehme sich also die Ziele und schaut mit welchen Faktoren diese im Einklang stehen. Schauen wir uns ein paar Beispiele für KPIs an:
Besucherzahlen
Bei einer Messe oder Konferenz kann man sich die Besucherzahlen vornehmen. Wie viele Tickets wurden im Voraus verkauft? Zu welchen Uhrzeiten und nach welchen Werbemaßnahmen fanden die Transaktionen statt? Wie viel Prozent davon sind No Shows?
Followeranzahl
Um auf das oben genannte Follower Beispiel zurückzukommen, wäre hier die gestiegene Followeranzahl der KPI. Wie viele Follower hatte man vorher? Wie viele Follower hat man jetzt? Vermutlich ist nicht nur die Generierung von mehr Followern das Ziel, sondern auch ein hoher Aktionsradius in den sozialen Medien.
Hashtags
Um zu schauen, wie viral das Event gegangen ist, könnte man in so einem Fall den Hashtag der Veranstaltung überprüfen. Wie oft wurde er genutzt und wie oft wurden Beiträge im Zusammenhang damit geteilt?
Verkaufszahlen
Wenn man mit dem Event Geld verdienen wollte, kann man die veränderten Verkaufszahlen auswerten oder eine Input-Output-Analyse erstellen.
Feedback
Der Klassiker ist die Wirkmessung durch Einholen von Teilnehmer Feedback, während des Events oder anschließend online oder per E-Mail, durch kurze Schulnotenbewertung oder umfangreiche Umfragen. Dadurch kann man jegliche transportierte Effektivität überprüfen.
3. Ergebnisse auswerten
Heutzutage gibt es viele digitale Lösungen, um etwas zu beobachten und auszuwerten. Social Media Tools, Ticket Plattformen mit integrierter Analysefunktion oder online Feedback Variationen. Diese digitalen Lösungen zum Eventcontrolling geben einem mittlerweile die Möglichkeit Auswertungen kosteneffizient und schnell zu gestalten. Nun gilt es also die Ergebnisse den Zielen gegenüberzustellen:
Hat man gute oder schlechte Arbeit geleistet? Muss man das nächste Mal etwas anders machen und wenn ja, was? Welche Learnings zieht man aus dem Ergebnis?
Anhand der Antworten auf die Fragen kann man den Erfolg des Events messen. Entweder man ist zufrieden oder weiß, was man beim nächsten Event anders machen sollte, um das bestmögliche Outcome zu erzielen.
Ob man die Ziele erreicht hat oder nicht, Eventcontrolling führt in beiden Fällen zum Erfolg, denn nur wer kritisch hinterfragt kann beim nächsten Mal ein befriedigenderes Ergebnis erwarten oder sicher mit erneutem Erfolg rechnen.
