Wie viel Vorlaufzeit benötigt man, um eine Hochzeit zu planen und welche Reihenfolge sollte man beachten? Hier finden Sie alle wichtigen Infos, um die Zeitplanung Ihrer Hochzeit zu strukturieren.
Ein durchdachter Zeitplan für die Hochzeit ist das A und O, um eine perfekte Hochzeit zu organisieren. Natürlich muss man aber beachten, dass jede Hochzeit individuell zu betrachten ist und der folgende Zeitplan einer Hochzeit lediglich zur Orientierung dient. Die Reihenfolge der Planung einer Hochzeit und der einzukalkulierende Vorlauf hängt von mehreren Kriterien ab.
Grundsätzlich sieht ein Zeitplan für eine Hochzeit wie folgt aus:
Hochzeit planen: 12 Monate vorher
In der Zeitplanung Ihrer Hochzeit sollten Sie damit beginnen einen ersten Entwurf der Gästeliste zu erstellen, um die Personenanzahl einzugrenzen und die Eckdaten festzulegen. Beginnen Sie mit Fragen wie:
- Was stelle ich mir vor?
- Zu welcher Jahreszeit möchte ich heiraten?
- Gebe ich mir in der Kirche das Ja-Wort oder möchte ich eine freie Trauung?
- Möchte ich die standesamtliche Hochzeit am selben Tag stattfinden lassen wie meine Hochzeitsfeier? usw.
Entwerfen Sie einen groben Plan für das gewünschte Programm. Ebenso ist es wichtig, das Budget abzuklären. Vorab den Kostenrahmen festzulegen, spart viel Zeit & Nerven. Sollten Sie merken, dass sich Ihre Vorstellungen und Ihr Budget widersprechen, müssen Sie Prioritäten setzen. Was ist Ihnen besonders wichtig und auf was können Sie verzichten? Wenn Sie von Anfang an entscheiden, welche Ihnen die wichtigsten Aspekte sind, werden keine falschen Hoffnungen geweckt und eventuelle Enttäuschungen bleiben aus. Sobald das Gerüst steht, ist der erste große Schritt der Planung der Hochzeit eine Location für die Feierlichkeiten zu suchen, denn von dieser hängen viele weitere Faktoren ab. Prüfen Sie online oder telefonisch, ob Ihre Vorstellungen von Größe und Umfang zu der Location passen und machen Sie Besichtigungstermine aus. Flexibel in der Wahl des Datums zu sein ermöglicht es selbstverständlich häufiger, dass die Wunschlocation noch frei ist, als wenn man nur gezielt ein Datum anfragt. Auch in der Nebensaison zu heiraten ist eine Option und kann eine perfekte Hochzeit werden. Vergessen Sie nicht vorab alle Unterlagen für die standesamtliche Trauung einzureichen. Mehr Informationen zu den nötigen Unterlagen, Ablauf und den Kosten finden Sie auf dieser Seite zur standesamtlichen Trauung.
Hochzeits Tipps:
- Haben Sie einen Teil Ihrer Hochzeit unter freiem Himmel geplant? Prüfen Sie bei jeder Location auch die Schlechtwetter Option.
Hochzeit planen: 11 Monate vorher
Nachdem die Location gefunden wurde und diese nicht catering-gebunden ist, sollte man im Zeitplan der Hochzeit mit der Suche nach dem passenden Caterer fortfahren. Auch hier heißt es wieder: Vorab die Vorstellungen abstecken! Möchten Sie ein Menü oder ein Buffet? Wie exquisit soll die Küche sein und in welche geschmackliche Richtung soll das Angebot gehen? Um eine perfekte Hochzeit zu planen, sollte man unbedingt an Vegetarier, Veganer und Personen mit Allergien oder Unverträglichkeiten denken. Es ist wichtig vorher festzulegen welche Form das Catering haben wird, um gezielt Infos von den Gästen bei der Einladung diesbezüglich einholen zu können. Bevor die Entscheidung getroffen wird, können Sie bei manchen Caterern ein Probeessen vereinbaren.
Hochzeits Tipps:
- Fragen Sie bei der Location nach Empfehlungen für ein Catering. Locations haben meist professionelle Catering-Partner an der Hand, die die Location kennen und somit einen reibungslosen Ablauf gewährleisten können.
Hochzeit planen: 8-10 Monate vorher
Als nächsten Schritt im Zeitplan Ihrer Hochzeit sollten Sie sich auf die Suche nach einem Dienstleister für die Papeterie machen, denn nun kann sich an die Konzeption der Einladungen gemacht werden. Während zuerst ein Save the Date erstellt wird, müssen Sie parallel die finale Gästeliste bestimmen und Wohnanschriften und/oder E-Mail-Adressen sammeln. Ebenso sollten Sie sich an diesem Punkt der Zeitplanung der Hochzeit langsam um Dienstleister wie Trauredner/-in, DJ/-ane, Fotograf/-in und Videograf/-in kümmern.
Hochzeits Tipps:
- Für eine perfekte Hochzeit ist es von Vorteil, für alle visuellen Aspekte ein Moodboard zu erstellen. Für folgende Themen ist dies z.B. möglich:
- Catering
- Dekoration
- Fotografie
- Hochzeitstorte
- Location
- Papeterie
Hochzeit planen: 5-7 Monate vor der Hochzeit
Die Hochzeit rückt immer näher und das Versenden der Einladungen mit allen Details ist an der Reihe. Wie wäre es, einige der Einladungen persönlich zu verteilen? Dann wird die Freude geteilt und man kann direkt über den großen Tag sprechen. Zur Halbzeit der Zeitplanung Ihrer Hochzeit sollten Sie mittlerweile alle Dienstleister gebucht haben und sich nun nur noch um Details kümmern müssen.
Hochzeits Tipps:
- Bitten Sie Ihre Gäste auf der Einladung um Rückmeldung bis spätestens zwei Monate vor der Hochzeit, damit Sie je nach Gästeanzahl Anpassungen machen können.
Hochzeit planen: 2-4 Monate vor der Hochzeit
Der nächste Schritt um eine perfekte Hochzeit zu planen steht an: die Planung der Details. Welche Blumen haben zum Zeitpunkt der Hochzeit Saison und gefallen Ihnen? Haben Sie bereits eine Hochzeitstorte bestellt? Zu dem jetzigen Zeitpunkt sollten Sie auch die Zu- oder Absagen Ihrer Gäste erhalten haben und Sie können sich an die Erstellung der Sitzordnung machen. Sollten noch Rückmeldungen ausstehen, ist es an der Zeit einen Reminder mit der Bitte um Antwort zu senden. Sie können sich ebenso Gedanken über den Look des Sitzplans, der Namenskarten und des Welcome Schilds passend zur Dekoration machen. Ebenso können Sie nun Gastgeschenke bestellen, denn wenn diese handgemacht oder individualisiert sein sollen, braucht das seine Zeit.
Hochzeits Tipps:
- Mit der Bestellung des entworfenen Sitzplans etc. erstmal noch warten, falls Änderungen eintreten.
Hochzeit planen: 1 Monat vor der Hochzeit
Es wird langsam ernst! Jetzt ist es an der Zeit, die Bestellung des Sitzplans zu tätigen. Noch rechtzeitig in der Zeitplanung Ihrer Hochzeit, damit dieser fertig wird, aber nicht zu früh, falls es noch signifikante Änderungen unter den Gästen gibt.
Hochzeits Tipps:
- Beachten Sie Fristen von Dienstleistern, denen Sie die finalen Infos wie z.B. die genaue Gästeanzahl mitteilen müssen.
Hochzeit planen: 2 Wochen vor der Hochzeit
Der Zeitplan der Hochzeit sollte zwei Wochen vor der Hochzeit einmal anhand eines genauen Timings an alle Dienstleister gesendet werden. Dies stellt sicher, dass alle Dienstleister die richtigen oder aktualisierten Uhrzeiten haben und aufgekommene Fragen stellen können. Wenn Sie für Ihre Hochzeit weitere Tipps zum Timing des Hochzeitstags selber möchten, lesen Sie gerne unseren passenden Blogartikel “Wie erstellt man ein übersichtliches Timing.“
Hochzeit planen: der Tag vor der Hochzeit
Die Zeitplanung Ihrer Hochzeit sollte einen Tag vor Ihrer Hochzeit abgeschlossen sein und es sollte nichts mehr anstehen außer Entspannung und Vorfreude auf den großen Tag. Sie könnten sich z.B. eine Maniküre oder eine entspannte Massage gönnen, um etwas von der Aufregung abzulenken? Gehen Sie ein letztes Mal Ihr Ehegelübde oder Ihre Rede durch und lehnen sich zurück.
Hochzeit planen: der Hochzeitstag
Es ist so weit, Ihr großer Tag ist gekommen. Um sich nicht selber um Planungsschritte am Tag der eigenen Hochzeit kümmern zu müssen, haben Sie dies sicher an Trauzeugen/-innen oder Familienmitglieder abgegeben. Auch wenn es natürlich Ihr großer Tag ist, sind alle Beteiligten natürlich auch aufgeregt. Wie wäre es mit einem kleinen Frühstück, damit alle etwas im Magen haben und unvorhergesehene Fragen geklärt werden können? Nun ist der Zeitpunkt erreicht, ab dem man den Tag einfach nur noch genießen sollte.
In welchem Fall sollten Sie mehr Zeit einplanen, wenn Sie ihre Hochzeit planen?
Sie möchten eine perfekte Hochzeit und einer der folgenden zwei Aspekte trifft auf Sie zu? Dann sollten Sie bei dem vorangegangenen Zeitplan einer Hochzeit mehr Vorlauf einrechnen:
Heiraten im Ausland
Sie möchten im Ausland heiraten? Dann sollten Sie eher beginnen, Ihre Hochzeit zu planen. 6-12 Monate sollten Sie zum Zeitplan Ihrer Hochzeit addieren, denn viele organisatorische Aspekte müssen, bspw. vor dem Versand der Einladungen, bereits feststehen und diese sollten im Fall einer Destination Wedding ein Jahr im Voraus versendet werden, damit die Gäste besser planen und z.B. einen Urlaub mit Ihrer Hochzeitsfeier verbinden können. Sind Sie sich noch nicht sicher, ob Sie im Ausland heiraten möchten? Lassen Sie sich von unserem Blogartikel “Hochzeit in Hamburg - oder doch im Ausland“? Bei der Entscheidungsfindung helfen.
Sehr klare Wünsche
Für eine perfekte Hochzeit haben Sie eine einzige, extrem beliebte Traumlocation im Kopf, möchten definitiv an einem bestimmten Datum am Wochenende im Sommer heiraten oder unbedingt den einen, bekannten DJ engagieren? Dann sollten Sie umgehend nach dem Antrag mit der Zeitplanung Ihrer Hochzeit beginnen und mit mehr Vorlaufzeit rechnen, denn extrem begehrte Dienstleistungen sind meist auch schon weit im Voraus ausgebucht. Auch in dem Fall, dass Sie eine sehr lange Gästeliste haben, sollten Sie schleunigst mit der Locationsuche beginnen, denn überdurchschnittlich große Locations gibt es seltener, als die üblichen Größen.
Die Planung für eine perfekte Hochzeit ist eine lange, umfangreiche und nervenzehrende Sache. Vielen Hochzeitspaaren ist im Voraus nicht bewusst, an wie viel man denken muss und dass die persönliche Beteiligung den Druck erheblich steigen lässt. Auch nachdem der große Tag von vorne bis hinten durchgeplant ist, kann kein Brautpaar etwaige Fauxpas verhindern. Falls Sie Unterstützung benötigen, gibt es auch die Möglichkeit einen professionellen Hochzeitplaner zu engagieren. Durch seine Erfahrung und Hochzeits Tipps, kann er das Brautpaar nicht nur extrem entlasten und die Vorfreude, sowie den Tag selber genießen lassen, sondern kann auch Wünsche und Vorstellungen möglich machen, die alleine schlicht und einfach viel weiter in der Ferne erscheinen. Die Arbeit eines Hochzeitsplaners, die stetige Budgetkontrolle, Vergleiche von Dienstleistern und frische Ideen und jahrelange Erfahrung machen Ihre Hochzeit zu einer perfekten Hochzeit. Brauchen Sie weitere Gründe, warum sich Wedding Planner Kosten lohnen? Einen Artikel hierzu finden Sie auf unserem Blog.
