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Wie erstellt man ein übersichtliches Timing?

Wie erstellt man ein übersichtliches Timing?

In diesem Blogartikel zeigen wir Euch wie man ein übersichtliches Timing erstellt. Dieses Timing bezieht sich auf ein fiktives Event. Zur Veranschaulichung wird zu dem Eventtag selbst ein Vor- & Nachbereitungstag aufgeführt.


1. Überschrift


In dem ersten Feld wird der Name des Projekts eingetragen.

2. Kontakte


Hier kann jeder, der an dem Projekt arbeitet, die Kontaktdaten der jeweiligen Services einsehen und schnell und einfach auf diese zugreifen. Am besten speichert man sich die Nummern auch vorab auf dem Handy ab. Trotzdem ergibt sich oft die Situation, dass man sein Handy gerade nicht griffbereit hat und mit einem anderen Handy telefonieren muss oder aber gerade die Navigation auf dem Handy laufen hat und den Fahrbegleiter bitten muss, die Nummer, die auf dem Timing steht, über das Handy anzurufen. Daher empfehlen wir die wichtigsten Nummern immer auf dem Sheet aufzuführen.


3. Datum


Wann findet was statt? In dieses Feld wird das jeweilige Datum der Aufgaben, Ankünfte, Abholungen und Lieferungen eingetragen.

4. Uhrzeit


Hier wird die genaue Uhrzeit der zu erledigenden Aufgaben notiert. Bei vielen Lieferungen kriegt man bspw. nicht immer eine genaue Uhrzeit genannt, sondern eine Zeitspanne. Diese sollte dann genauso in dem Bereich eingetragen werden, sodass man dafür sorgen kann, dass in diesem Zeitraum ein Ansprechpartner vor Ort ist. Ist bis dahin keine Lieferung eingegangen, kann man via des oben stehenden Kontaktfelds direkt den Lieferanten anrufen und nachhaken. Bei Abholungen sollte man ebenso auf Öffnungs- und Mittagszeiten achten. Viele Dienstleister, haben unterschiedliche Öffnungszeiten oder an bestimmten Tagen frei. Diese vorher in Erfahrung zu bringen erspart einem viel Zeit.

5. Wo


In diesem Feld schreibt man die jeweilige Adresse auf, wo etwas abgeholt oder wohin etwas geliefert werden soll. Bevor man dieses Feld befüllt sollte man unbedingt vorab recherchieren, welche Routen für Abholungen und Co. am sinnvollsten sind. Meist müssen an einem Tag viele Sachen auf einmal erledigt werden, sodass man vorher unbedingt schauen sollte zu welcher Zeit, welche Erledigung am cleversten sind, um nicht unnötig Sprit und Zeit zu verschwenden. Hier nützt der Blick auf die Öffnungs-, Mittags- & Feiertage der jeweiligen Dienstleister sehr.

6. Wer


Dieses Feld zeigt den Verantwortungsbereich einer Person an. So weiß jeder genau wann er wofür als Ansprechpartner oder Auszuführender bereitstehen muss. Bei der Personalplanung sollte darauf geachtet werden, dass die Aufgabenverteilungen ausgewogen sind und nicht mit Uhrzeiten und Verantwortungsbereichen kollidieren. Bei Aufgaben, die mehr Zeit bedürfen, sollte man einen Puffer einplanen oder mehr Personal hinzuziehen.

7. Was


In diesem Bereich werden die Aufgaben aufgeführt. Was muss alles vor der Veranstaltung, an dem Tag der Veranstaltung und danach erledigt werden? Gerade an dem Tag der Veranstaltung, wo so viele Dinge auf einmal passieren, ist es schwer den Überblick zu bewahren. Ein Fahrplan, in Form so eines Timings, der für alle gleichermaßen gilt, legt den Grundstein für eine reibungslose Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Man muss nicht bei jeder Abholung oder Lieferung nochmal seine E-Mails nach der genauen Anzahl der zu liefernden Stühle oder Vasen durchforsten oder vergisst in dem Veranstaltungsstress die Abholung der Blumen, die hätten vor einer bestimmten Uhrzeit getätigt werden müssen, sondern hat alle Informationen übersichtlich auf einem Blick parat. Die Liste sollte daher im besten Fall doppelt und dreifach kontrolliert und natürlich regelmäßig aktualisiert werden.

8. Anmerkungen


Bei den Anmerkungen kann man sich insbesondere die Details die es in dem “Was” Feld zu klären gilt, notieren. Auch allgemeine Dinge auf die geachtet werden sollen, wie den jeweiligen Ansprechpartner vor der Abholung auf etwas bestimmtes Aufmerksam zu machen, wie beispielsweise die Zahlungsbestätigung vor der Abholung mitzunehmen.

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