Sie haben Ihren ganz besonderen Menschen fürs Leben gefunden, möchten heiraten und überlegen sich professionelle Unterstützung für die Organisation an die Seite zu holen, wissen aber noch nicht, wobei ihnen ein Hochzeitsplaner genau hilft?
Dann sind Sie hier richtig. In diesem ausführlichen Artikel, zeigen wir Ihnen, welche Aufgabenbereiche ein Wedding Planner hat und wobei dieser Sie unterstützt. Als Hochzeitsplaner geben wir Ihnen ebenso Tipps & Tricks, worauf Sie bei der Suche eines Wedding Planners, aber auch der eigenständigen Hochzeitsplanung Acht geben sollten.
Dann sind Sie hier richtig. In diesem ausführlichen Artikel, zeigen wir Ihnen, welche Aufgabenbereiche ein Wedding Planner hat und wobei dieser Sie unterstützt. Als Hochzeitsplaner geben wir Ihnen ebenso Tipps & Tricks, worauf Sie bei der Suche eines Wedding Planners, aber auch der eigenständigen Hochzeitsplanung Acht geben sollten.
1. Suche nach dem passenden Hochzeitsplaner
Einer der wichtigsten Tage in Ihrem Leben steht an. Den richtigen Wedding Planner dafür zu finden, ist nicht nur sehr wichtig, sondern auch eine kleine Herausforderung. Immerhin wird diese Person Sie eine Zeit lang auf dieser spannenden Reise begleiten, auf der Sie sich gerade befinden und einen sehr intimen und besonderen Tag gemeinsam mit Ihnen planen und erleben. Sich dabei nicht nur von den Kompetenzen des Hochzeitsplaners zu überzeugen, sondern auch von der Persönlichkeit, ist während einer reinen Internetrecherche nicht ganz möglich. Dennoch gibt es ein paar einfache Wege, wie Sie den richtigen Hochzeitsplaner für sich finden können.
1.1 Über Kontakte
Gibt es möglicherweise Personen in Ihrem Bekanntenkreis, die schon geheiratet und einen Hochzeitsplaner engagiert haben? Wenn ja, dann treten Sie in Kontakt mit Ihnen. Stellen Sie Ihnen Fragen zu der Arbeitsweise, der Zusammenarbeit und ob das Brautpaar rundum glücklich mit dem Ergebnis war. Persönliche Kontakte und Weiterempfehlungen aus dem Bekanntenkreis geben Ihnen authentische Erfahrungsberichte. Wichtig hierbei ist, dass die Person, die Ihnen den Hochzeitsplaner empfiehlt, ähnliche Vorstellungen zu Ihren hat. Denn es gibt Hochzeitsplaner oder Hochzeitsagenturen, die eher für kleinere Hochzeiten geeignet sind, manche aber für größere. Manche, die sich auf internationale Hochzeiten spezialisieren, manche, die nur nationale Expertise mitbringen.
1.2 Referenzen
Hat der Hochzeitsplaner schon Jobs in die Richtung Ihrer Traumhochzeit gemacht? Wenn Sie also beispielsweise eine Hochzeit im Ausland wünschen, sollten Sie sich fragen, ob der Hochzeitsplaner schon Erfahrungen mit der Organisation von Hochzeiten im Ausland, auch Destination Weddings genannt, sammeln konnte. Das ist wichtig, da bei einer Destination Wedding weitere organisatorische Dinge anfallen, wie bspw. das viel aufwendigere Reisemanagement der Gäste, als bei einer Hochzeit im Heimatland. Ebenso ist es wichtig, dass der Hochzeitsplaner gute Kontakte zu Dienstleistern in dem Land vor Ort hat oder herstellen kann, damit Ihre Hochzeit einwandfrei ablaufen kann. Für die Einholung von Referenzen können Sie selbstverständlich auf der Website des jeweiligen Hochzeitsplaners gucken, was Ihnen jedoch mit großer Wahrscheinlich zusagen wird, da kein Hochzeitsplaner Referenzen veröffentlichen würde, der ihn oder sie in ein schlechtes Licht rückt. Daher empfiehlt sich bspw. ein Blick in die Google Bewertungen, wo Sie Feedback von Echtkunden lesen können. Achten Sie bei der Website darauf, dass wenn ein Wedding Planner Referenzen anhand von Fotos aufzeigt, ob sie a) ihre eigenen sind und b) ob diese nach Ihrem Geschmack sind.
1.3 Persönliches Kennenlernen
Bevor Sie sich für einen Hochzeitsplaner entscheiden, sollten Sie vorab unbedingt mit dem Hochzeitsplaner gesprochen oder sich persönlich kennengelernt haben. Das kann auch via Call erfolgen. Es ist nur sehr wichtig, dass Sie die Person einmal sprechen hören und sich von ihrer Kompetenz und ihrem Auftreten überzeugen. Wie sagt man so schön, es ist nicht alles Gold, was glänzt. Denn ein reiner Besuch auf der Website, wo sich jeder von seiner besten Seite zeigt, genügt meist nicht. Sie sollten sich jedoch nicht nur deswegen persönlich kennenlernen, sondern auch damit Sie sichergehen können, dass Sie gut miteinander funktionieren und sich sympathisch sind. Immerhin werden Sie eine lange Zeit mit dem Hochzeitsplaner verbringen und das sollte dann auch Spaß bringen.
1.4 Außenkommunikation
Schauen Sie sich die Außenkommunikation des Wedding Planners oder der Hochzeitsagentur an. Das bedeutet ihre Website, aber auch ihre Social-Media-Kanäle, wie Instagram, Facebook oder Pinterest. Gefällt Ihnen, was Sie da sehen oder entspricht die Tonalität und die Bilderwelt nicht ganz Ihren Vorstellungen?
2. Locationscouting
Sie haben nun endlich den richtigen Hochzeitsplaner für sich gefunden. Das erste wobei Sie der Hochzeitsplaner unterstützt, ist das sogenannte Locationscouting, die Locationsuche. Denn ohne eine Location ist der Beginn der Hochzeitsplanung recht schwierig. Das Datum, die Dekoration, das Catering und die damit verbundenen Gegebenheit sind alles Punkte, die man erst dann angehen sollte, wenn auch die Location feststeht. Ein Hochzeitsplaner unterstützt hierbei zuallererst dabei herauszufinden, für welche Art von Location das Herz des Brautpaares schlägt. Hierbei gibt es folgende Punkte und Fragen, die vorab wichtig sind zu klären:
2.1 Jahreszeit
In welcher Jahreszeit möchte man heiraten? Im Sommer, Herbst, Winter oder doch lieber im Frühling? Diese Frage ist insofern wichtig für den Hochzeitsplaner und die Locationsuche, weil die unterschiedlichen Jahreszeiten verschiedene Gegebenheiten mit sich bringen. Ein Hochzeitsplaner unterstützt Sie dabei, die richtige Location für Ihre Traumhochzeit mit all ihren Gegebenheiten zu finden. Wenn man gerne im Sommer heiraten möchten, dann möchte man höchstwahrscheinlich auch eine Location mit einem Außenbereich haben, wo man das schöne Wetter genießen kann. Im Frühling sicherlich auch, wo man jedoch darauf achten sollte, dass die Location sicherheitshalber auch einen Innenraum, für den Fall von starker Kälte, hat. All die Must-haves und Punkte, die man bedenken muss und die von hoher Wichtigkeit sind, um einen reibungslosen Ablauf der Feier zu garantieren, prüft ein professioneller Hochzeitsplaner im Voraus und hat zusätzlich immer einen Plan B in der Tasche.
2.2 Verfügbarkeit
Viele beliebte Locations, vor allem in der High-Saison, sind meist schon Jahre im Voraus ausgebucht. Daher sollte man, wenn man die Hochzeitsfeier auf dasselbe Datum, wie die standesamtliche Hochzeit legen möchte, unbedingt vorab darauf achten, dass die Location auch an dem Datum verfügbar ist. Viele Paare legen Ihre Hochzeitsfeier, nicht auf denselben Tag der standesamtlichen Trauung, um flexibler bei der Locationsuche zu sein. Um den Moment für die Liebsten, die nicht bei der standesamtlichen Trauung mit dabei sein konnten, nochmal Revue passieren zu lassen, gibt es die sogenannte Freie Trauung, die viele Paare an dem Tag Ihrer Hochzeitsfeier machen um sich nochmal vor Familie und Freunden das Ja-Wort zu geben.
2.3 Gästeanzahl
Ein guter Hochzeitsplaner weiß genau, für welche Anzahl an Gästen, welche Locations infrage kommen. Hierbei beachtet der Hochzeitsplaner nicht nur, wie viele Gäste in die Location passen, sondern auch, ab welcher Größe eine Festlichkeit zu gequetscht oder aber auch zu verloren wirken könnte und berät das Brautpaar dahingehend. Dabei prüft der Hochzeitsplaner, ob ein gesetztes Dinner geplant ist, wie die Bestuhlung aussehen soll, ob die Location mehrere abgetrennte Bereiche haben muss oder aber einen einzigen großen Raum, wo alle Programmpunkte stattfinden sollen. Der Hochzeitsplaner schaut auch, ob es ein Szenerie-Wechsel geben soll, dass bedeutet, ob in demselben Raum, wo bspw. die Freie Trauung stattfindet, im Anschluss das Dinner stattfinden soll. Dabei prüft der Hochzeitsplaner genauestens, ob die Location die gegebenen Kapazitäten hat, um dies umzusetzen und berät das Brautpaar, was in der Zwischenzeit, in der die Räumlichkeiten umgeräumt werden, gemacht werden kann, damit die Gäste unterhalten sind.
2.4 Catering
Das Catering nimmt insofern einen wichtigen Part bei der Locationsuche ein, weil es viele Locations gibt, die Catering gebunden sind und welche, die es nicht sind. Catering gebunden bedeutet, dass eine Location sich dazu entscheidet, mit einem festen Catering Partner zu arbeiten. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Es gehört mit zu den Aufgaben eines Hochzeitsplaners dem Brautpaar, die genauen Vor- und Nachteile aufzuzeigen.
Einige der Vor- und Nachteile einer Catering gebundenen Location können Sie hier lesen:
Einige der Vor- und Nachteile einer Catering gebundenen Location können Sie hier lesen:
2.5 Style
Wenn Sie großen Wert auf den Look Ihrer Hochzeit legen oder selber nicht das Auge dafür haben, engagieren Sie unbedingt einen Hochzeitsplaner, der die nötige Expertise dafür besitzt. Wie schon in dem vorherigen Kapitel erwähnt, können Sie einen ersten guten Eindruck über die Außenkommunikation, wie der Website oder den Social Media Kanälen, die auf Visualität ausgelegt sind, wie Instagram oder Pinterest, gewinnen. Die Locationsuche setzt den ersten Meilenstein für den Look Ihrer
Traumhochzeit. Soll es ganz romantisch das Schloss werden oder vielleicht doch in gemütlicher Atmosphäre die Scheune? Rustikal und industriell oder vielleicht sogar die Gartenhochzeit im Bohemien Style? Ein Hochzeitsplaner, der das Auge für Ästhetik hat, weiß genau welche Locations, für Ihre Vorstellungen infrage kommen. Wenn Sie den richtigen Hochzeitsplaner an ihrer Seite haben, werden Sie auch darüber verwundert sein, wie viel man aus einer möglicherweise etwas unscheinbareren Location, durch die richtige Dekoration und Belichtung, zaubern kann.
Traumhochzeit. Soll es ganz romantisch das Schloss werden oder vielleicht doch in gemütlicher Atmosphäre die Scheune? Rustikal und industriell oder vielleicht sogar die Gartenhochzeit im Bohemien Style? Ein Hochzeitsplaner, der das Auge für Ästhetik hat, weiß genau welche Locations, für Ihre Vorstellungen infrage kommen. Wenn Sie den richtigen Hochzeitsplaner an ihrer Seite haben, werden Sie auch darüber verwundert sein, wie viel man aus einer möglicherweise etwas unscheinbareren Location, durch die richtige Dekoration und Belichtung, zaubern kann.
2.6 Kosten
Einer der wichtigsten Aufgabenbereiche, in dem Sie ein Hochzeitsplaner unterstützt, ist die Budgetplanung, zu der wir in einem der weiteren Kapitel auch nochmal genauer eingehen werden. Da die Locationkosten jedoch einen großen Punkt bei der Locationssuche ausmachen, gehen wir hier einmal gesondert darauf ein. Wie schon in den Vor- und Nachteilen der Locationsuche erwähnt, gibt es Locations, bei denen die Locationmiete wegfällt. Das sind meist Locations, die Catering gebunden sind und ihren Mindestumsatz über das Catering abdecken. Da das Catering und die Location einen großen Teil des Gesamtbudgets einer Hochzeitsfeier ausmachen, legen diese auch den Stein für alle weiteren Kosten fest, die noch auf das Brautpaar zukommen werden. Der Hochzeitsplaner weiß durch die Erfahrungswerte und anhand des Gesamtbudgets des Brautpaares genau welche Locations infrage kommen.
2.7 Ausland
Falls die Hochzeit im Ausland geplant ist, berät der Hochzeitsplaner hinsichtlich der Gegebenheiten vor Ort, welche Bezirke infrage kommen und hat im besten Fall schon ein Portfolio mit Locations in dem jeweiligen Land vorliegen. Hier sollte man sich einen Hochzeitsplaner suchen, der Destination Weddings anbietet und Erfahrungen in der Organisation von Hochzeiten im Ausland mitbringt.
3. Dienstleistermanagement
Ähnlich wie bei der Locationsuche, unterstützt der Hochzeitsplaner auch bei der Dienstleistersuche- & dem -management. Der Ablauf sieht hier meist wie folgt aus:
3.1 Suche
Ein erfahrener Hochzeitsplaner hat größtenteils schon ein Portfolio aus welchem er oder sie sich bedienen kann. Ein Portfolio beziehungsweise ein gutes Netzwerk aus erfahrenen Dienstleistern ist in der Branche goldwert und einer der Gründe, warum ein Hochzeitsplaner auch so wertvoll ist. Denn der Hochzeitsplaner besitzt die Erfahrungswerte, die Sie als Brautpaar gar nicht haben können. Ein voll ausgebuchter Hochzeitsplaner betreut im Jahr sicher um die 15-25 Veranstaltungen und hat dementsprechend auch 15-25 Erfahrungswerte mehr als Sie. Der Wedding Planner berät hinsichtlich der Dekoration, der Musik und welcher DJ für welche Party geeignet ist, welche Location für welchen Stil und welches Catering für welches Budget mit dennoch guter Qualität passend ist usw. Denn er oder sie hat nicht nur die Erfahrungswerte selbst oder von dem Brautpaar, sondern auch der vielen Gäste, von denen der Hochzeitsplaner sich für zukünftige Feste Feedback einholt. Das heißt der Hochzeitsplaner hat es bei der Suche auch viel leichter, da er/sie weiß, wer passend ist, wer wie viel kostet usw. Sogar wenn es keine Dienstleister im Portfolio selbst gibt, die verfügbar sind oder zu dem Brautpaar passen, weiß der Hochzeitsplaner genau in welchen Portalen er nachgucken muss oder erhält Hilfe von Kollegen und weiteren Dienstleistern die auf weitere Kontakte hinweisen.
3.2 Verfügbarkeitscheck
Nachdem der Hochzeitsplaner Dienstleister, die für das Brautpaar infrage kommen könnten gefunden hat, übernimmt dieser die Verfügbarkeitschecks. Sind die jeweiligen Dienstleister also noch an den Daten verfügbar und haben genug Kapazitäten? Hierbei unterstützt der Hochzeitsplaner unter anderem auch dabei, die Dienstleister, nachdem die Daten abgeglichen wurden, solange zu optieren, bis das Brautpaar eine Entscheidung trifft. Das kann manchmal etwas länger dauern, da bestimmte Entscheidungen erst getroffen werden können, wenn andere schon gefallen sind.
3.3 Einholung von Angeboten
Wenn die jeweiligen Dienstleister verfügbar sind, holt der Hochzeitsplaner Angebote für das Brautpaar ein. In den Angeboten stehen Punkte drin, wie die Serviceleistungen, die in der Dienstleistung enthalten sind; das jeweilige Leistungsdatum; Kosten und Allgemeine Geschäftsbedingungen. Der Hochzeitsplaner prüft hierbei, ob alle Leistungen mit aufgelistet sind, die vonnöten sind und auch besprochen wurden.
3.4 Prüfung von Verträgen
Wenn dem so ist, unterstützt der Hochzeitsplaner bei der Prüfung von den Verträgen, vor allem der AGBs und macht das Brautpaar auf Klauseln usw. aufmerksam. Der Hochzeitsplaner kann auch am besten beurteilen, was in der Branche gängige AGBs sind und welche nicht.
3.5 Kommunikation
Nicht nur bis zum Vertragsabschluss unterstützt der Hochzeitsplaner bei dem Dienstleistermanagement, sondern übernimmt selbstverständlich auch während der gesamten Planungsphase die Kommunikation mit den jeweiligen Dienstleistern. Denn am Ende ist der Hochzeitsplaner auch derjenige, der an dem Hochzeitstag vor Ort ist und koordiniert. Dementsprechend muss der Hochzeitsplaner über jedes noch so kleinste Detail, wie der Ankunft der Dienstleister, Bescheid wissen. Aber auch bei Meetings, wie bspw. für die Papeterie, ist der Hochzeitsplaner immer gemeinsam mit dem Brautpaar dabei und übernimmt die Kommunikation und Vermittlung.
3.6 Koordination
Am Tag der Hochzeit unterstützt der Hochzeitsplaner bei der Koordination der Services und weiß über jeden einzelnen Punkt im Ablaufplan Bescheid. Er hat ihn immerhin selbst geschrieben und kann somit briefen, Anweisungen geben und Fragen beantworten. Ebenso prüft er/sie, ob alles nach Plan und wie besprochen abläuft.
Hier eine kurze Liste der Dienstleister, welche ein Hochzeitsplaner managed:
Hier eine kurze Liste der Dienstleister, welche ein Hochzeitsplaner managed:
- Personal, wie Kellner usw.
- Ausstatter
- Dekorateur
- Trauredner
- Florist
- Designer
- Papeterist
- Fotograf / Videograf
- Musiker
- Barkeeper
- Licht & Techniker
- Künstler
- Reiseagentur
- Und viele mehr..
4. Angebote & Verträge
Diesen Punkt haben wir schon in den vorherigen Kapiteln behandelt, er gehört auch zu einer der wichtigsten Aufgaben eines Hochzeitsplaners. Ein Hochzeitsplaner unterstützt nämlich nicht nur bei der Prüfung von Angeboten und Verträgen der Dienstleister, sondern bei allem, was mit der Hochzeit zu tun hat. Angefangen bei der Einholungen von behördlichen Unterlagen, bis hin zur Beantragung von Genehmigungen für bestimmte Angelegenheiten, wie dass man bis zu einer längeren Stunde feiern kann. Alle Angebote und Verträge gehen also erst einmal über den Tisch des Hochzeitsplaners.
5. Design & Dekoration
Ein Hochzeitsplaner hat im besten Fall nicht nur großes organisatorisches Talent, sondern ebenso ein ästhetisches Auge. Dieses kommt nämlich dann zum Einsatz, wenn es um die Dekoration des Hochzeitstages geht. Ein Hochzeitsplaner unterstützt Sie daher nicht nur bei der Suche und Beschaffung der Dekorationsartikel, sondern auch bei der Erstellung eines Dekorationskonzepts. Der Hochzeitsplaner achtet also darauf, dass alles, angefangen von der Papeterie bis hin zu den Blumen, ein einheitliches Bild ergibt. Zu der Dekoration zählen folgende Punkte:
- Papeterie
- Save the Date
- Einladungen
- Dankeskarten
- Menükarten
- Willkommensschild
- Sitzplan
- Namenskarten usw.
- Florist
- Blumen für das Willkommensschild
- Brautstrauß
- Ansteckblume
- Blumen für den Traubogen
- Blumen für die Stühle der Freien Trauung
- Blumen für die Dinnertables usw.
- Licht
- Kerzen
- Kerzenhalter
- Lichterketten
- Spotlights usw.
- Ausstattung
- Tische
- Stühle
- Geschirr & Besteck
- Servietten
- Tischdecken usw.
Das sind die gängigen Dekorationsartikel, die gerne bei einer Hochzeit genutzt werden. Selbstverständlich gibt es noch viel mehr.
Der Ablauf von der Konzeption bis zu der Umsetzung sieht dann meist wie folgt aus. Der Hochzeitsplaner bereitet gemeinsam mit dem Brautpaar eine Art Moodboard, ein auf. Viele Hochzeitsplaner nutzen hierfür Pinterest, da man gemeinsam mit dem Brautpaar daran arbeiten kann und Bilder, die einem zusagen, hinzufügen kann. Dieses Moodboard ist der erste Schritt für den Hochzeitsplaner den Geschmack des Brautpaares zu erahnen und um eine gemeinsame Richtung für die Dekoration der Hochzeitsfeier festzulegen. Es wird ein Farbschema festgelegt und immer wiederkehrende Materialien, die man gerne auf seiner Hochzeitsfeier hätte, wie beispielsweise Leinen, definiert. Nach dem fertigen Moodboard, macht der Hochzeitsplaner sich an die Konzeption der Dekoration. Denn das Moodboard ist selbstverständlich nur, wie der Name ja auch schon sagt, ein Board, welches eine bestimmte Mood übermitteln soll. Nicht alle Dekorationsartikel, die auf den Moodboards zu sehen sind, gibt es so zu kaufen. Ebenso kann ein Moodboard auch mehrere Richtungen angeben. Der Job des Hochzeitsplaners ist es, aus all den Bildern ein realistisches Gesamtkonzept zu entwickeln und nach Dienstleistern zu suchen, die die Artikel, die sich das Brautpaar wünscht, im Repertoire haben. Der Hochzeitsplaner macht sich also, nachdem das Konzept steht, auf die Suche nach geeigneten Dienstleistern, holt auch hier Angebote ein, vergleicht und passt selbstverständlich dabei darauf auf, dass die Artikel, Blumen usw. in das Budget des Brautpaares passen. Da man mit der Dekoration meist erst dann beginnt, wenn große Posten, wie die Location und das Catering schon feststehen, weiß der Hochzeitsplaner meist schon wie viel Geld er/sie noch für die Dekoration ausgeben kann. Manche Dekorationsartikel werden geliehen, manche aber auch gekauft. Das kommt ganz auf die Dekorationsartikel und auch auf die jeweiligen Preise an. Manchmal ist es sogar kostengünstiger etwas zu kaufen, als zu leihen, weil sich am Preis nicht viel tut, man den gekauften Artikel aber eben auch noch nach der Hochzeit, als Andenken oder aber auch für die Weiternutzung, behalten kann. Wenn das Konzept steht und alle passenden Angebote eingeholt wurden, präsentiert der Hochzeitsplaner im nächsten Schritt dem Brautpaar das Konzept samt Eckdaten und holt deren Einverständnis ein. Bei der Dekoration ist eine Präsentation sehr wichtig, denn es geht hier viel um visuelles, was man anhand von Bildern besser fassen kann. Es gibt auch Hochzeitsplaner, die dem Kunden einen Mustertisch, wie alles zusammen aussehen wird, zeigen. Das ist von Hochzeitsplaner zu Hochzeitsplaner unterschiedlich und natürlich auch abhängig von dem Wunsch des Brautpaares.
Der Ablauf von der Konzeption bis zu der Umsetzung sieht dann meist wie folgt aus. Der Hochzeitsplaner bereitet gemeinsam mit dem Brautpaar eine Art Moodboard, ein auf. Viele Hochzeitsplaner nutzen hierfür Pinterest, da man gemeinsam mit dem Brautpaar daran arbeiten kann und Bilder, die einem zusagen, hinzufügen kann. Dieses Moodboard ist der erste Schritt für den Hochzeitsplaner den Geschmack des Brautpaares zu erahnen und um eine gemeinsame Richtung für die Dekoration der Hochzeitsfeier festzulegen. Es wird ein Farbschema festgelegt und immer wiederkehrende Materialien, die man gerne auf seiner Hochzeitsfeier hätte, wie beispielsweise Leinen, definiert. Nach dem fertigen Moodboard, macht der Hochzeitsplaner sich an die Konzeption der Dekoration. Denn das Moodboard ist selbstverständlich nur, wie der Name ja auch schon sagt, ein Board, welches eine bestimmte Mood übermitteln soll. Nicht alle Dekorationsartikel, die auf den Moodboards zu sehen sind, gibt es so zu kaufen. Ebenso kann ein Moodboard auch mehrere Richtungen angeben. Der Job des Hochzeitsplaners ist es, aus all den Bildern ein realistisches Gesamtkonzept zu entwickeln und nach Dienstleistern zu suchen, die die Artikel, die sich das Brautpaar wünscht, im Repertoire haben. Der Hochzeitsplaner macht sich also, nachdem das Konzept steht, auf die Suche nach geeigneten Dienstleistern, holt auch hier Angebote ein, vergleicht und passt selbstverständlich dabei darauf auf, dass die Artikel, Blumen usw. in das Budget des Brautpaares passen. Da man mit der Dekoration meist erst dann beginnt, wenn große Posten, wie die Location und das Catering schon feststehen, weiß der Hochzeitsplaner meist schon wie viel Geld er/sie noch für die Dekoration ausgeben kann. Manche Dekorationsartikel werden geliehen, manche aber auch gekauft. Das kommt ganz auf die Dekorationsartikel und auch auf die jeweiligen Preise an. Manchmal ist es sogar kostengünstiger etwas zu kaufen, als zu leihen, weil sich am Preis nicht viel tut, man den gekauften Artikel aber eben auch noch nach der Hochzeit, als Andenken oder aber auch für die Weiternutzung, behalten kann. Wenn das Konzept steht und alle passenden Angebote eingeholt wurden, präsentiert der Hochzeitsplaner im nächsten Schritt dem Brautpaar das Konzept samt Eckdaten und holt deren Einverständnis ein. Bei der Dekoration ist eine Präsentation sehr wichtig, denn es geht hier viel um visuelles, was man anhand von Bildern besser fassen kann. Es gibt auch Hochzeitsplaner, die dem Kunden einen Mustertisch, wie alles zusammen aussehen wird, zeigen. Das ist von Hochzeitsplaner zu Hochzeitsplaner unterschiedlich und natürlich auch abhängig von dem Wunsch des Brautpaares.
6. Einladungs- & Gästemanagement
Das Einladungs- & Gästemanagement beginnt bei der Unterstützung hinsichtlich der Einladungen. Hier ist wichtig zu erwähnen, dass es nicht nur Möglichkeiten gibt, die Gäste mit klassisch gedruckten Einladungskarten zu der Hochzeitsfeier einzuladen, sondern auch digitale Lösungen, wie das Erstellen einer Hochzeitswebseite. Auch das gehört zu den Aufgaben eines Hochzeitsplaners. Dem Brautpaar aufzuzeigen, welche Möglichkeiten das Brautpaar hat, um seine Gäste einzuladen. Wenn die Entscheidung gefallen ist, unterstützt der Wedding Planner bei dem Design der Einladung, sowie der Struktur und den notwendigen Informationen.
Hier eine Checkliste für Sie, welche Informationen unbedingt bei einer Einladung enthalten sein sollten:
Hier eine Checkliste für Sie, welche Informationen unbedingt bei einer Einladung enthalten sein sollten:
- Einladungstext
- Datum
- Uhrzeit
- Adresse
- Ablaufplan
- Dresscode (falls gewünscht)
- Geschenkwünsche (falls gewünscht)
- Kontaktdaten Brautpaar
- Kontaktdaten Trauzeugen
- Kontaktdaten Hochzeitsplaner
- Infos zu Reden o. Ä.
- Transport & Unterkunftsmöglichkeiten (falls nötig)
- FAQ Sektion
- Zu- & Absage Formular
- Hinweis Begleitung
- Name Begleitperson
- Abfrage Essenswunsch
- Abfrage Allergien & Unverträglichkeiten
Nachdem die oben genannten Punkte feststehen und Sie gemeinsam mit dem Wedding Planner geprüft haben, welche für Sie infrage kommen, geht es an den Einladungstext. Anschließend geht es an den Druck oder aber an die Erstellung der Website. Der Hochzeitsplaner ist hierbei ebenso dafür verantwortlich, die Qualität der Einladung zu prüfen. Also zum Beispiel bei einer Website auf allen möglichen Devices zu schauen, ob alles einwandfrei funktioniert. Kann man alle Texte und Bilder super auf Mobile, auf dem Tablet sowie auf dem Desktop erkennen und schaut es gut aus? Ist alles clickable, werden Zu- & Absagen an die richtigen Email-Adressen verschickt usw.
Ebenso unterstützt der Hochzeitsplaner dabei, die E-Mail-Adressen oder aber die privaten Anschriften der Gäste einzuholen, mit dem Brautpaar gemeinsam zu schauen, wie viele Einladungen wirklich benötigt werden, wer ein Paar oder eine Familie ist und möglicherweise nur eine Einladung benötigt und wer in einem Single Haushalt lebt.
Unter dem Gästemanagement versteht man ebenso, dass wenn die Gäste bspw. vom Ausland einreisen oder die Hochzeit möglicherweise sogar im Ausland stattfindet, sich um das Travelmanagement der Gäste zu kümmern. Das heißt Hilfe bei den Flügen, bei dem Transport vor Ort, wie aber auch Unterkunftsmöglichkeiten im Hotel, Ferienhaus oder Airbnb zu bekommen. Die Reservierungen für die Gäste zu tätigen, an dem Tag selbst sicherzustellen, dass jeder rundum glücklich ist, aber auch an dem Tag der Hochzeitsfeier für alle Fragen und Wünsche der Gäste bereit zu stehen. Ob das Travelmanagement jedoch mit in dem Gästemanagement inkludiert ist, sollte vorab unbedingt mit dem Hochzeitsplaner abgeklärt werden, da das nicht immer der Fall ist.
Ebenso unterstützt der Hochzeitsplaner dabei, die E-Mail-Adressen oder aber die privaten Anschriften der Gäste einzuholen, mit dem Brautpaar gemeinsam zu schauen, wie viele Einladungen wirklich benötigt werden, wer ein Paar oder eine Familie ist und möglicherweise nur eine Einladung benötigt und wer in einem Single Haushalt lebt.
Unter dem Gästemanagement versteht man ebenso, dass wenn die Gäste bspw. vom Ausland einreisen oder die Hochzeit möglicherweise sogar im Ausland stattfindet, sich um das Travelmanagement der Gäste zu kümmern. Das heißt Hilfe bei den Flügen, bei dem Transport vor Ort, wie aber auch Unterkunftsmöglichkeiten im Hotel, Ferienhaus oder Airbnb zu bekommen. Die Reservierungen für die Gäste zu tätigen, an dem Tag selbst sicherzustellen, dass jeder rundum glücklich ist, aber auch an dem Tag der Hochzeitsfeier für alle Fragen und Wünsche der Gäste bereit zu stehen. Ob das Travelmanagement jedoch mit in dem Gästemanagement inkludiert ist, sollte vorab unbedingt mit dem Hochzeitsplaner abgeklärt werden, da das nicht immer der Fall ist.
7. Budgetmanagement
Einen Hochzeitsplaner für das Budgetmanagement zu haben, erleichtert einem Brautpaar viel. Denn der Hochzeitsplaner weiß meist schon im Voraus, wo genau er oder sie anrufen muss, um die Dienstleistungen zu bekommen, welche sich das Brautpaar wünscht, vor allem aber auch, welche Sie sich leisten können. Das bedeutet, dass anstatt sich auf die Suche nach Dienstleistern zu machen, vielerlei Angebote einzuholen und danach mit Schrecken festzustellen, dass alles nicht im Budget liegt oder bestimmte Dienstleistungen nicht inbegriffen sind, hat der Hochzeitsplaner hier den Luxus alle Informationen, durch die jahrelange Erfahrung, schon im Voraus zu haben, im besten Fall sogar Konditionen mit den jeweiligen Services zu haben, sodass das Brautpaar Rabatte kriegt. Der Hochzeitsplaner weiß also schon von Anfang an welche Dienstleister angesprochen werden müssen, immer mit dem Gesamtbudget im Hinterkopf. Der Hochzeitsplaner weiß auch über versteckte Kosten Bescheid und welche Punkte alle noch bedacht werden müssen, die das Brautpaar so gar nicht wissen kann, wie dass bspw. bei fast jeder Brautkleidanprobe eine Gebühr anfällt oder aber jede angebrochene Stunde von einem Dienstleister ein Stundenlohn mehr bedeutet.
Der Hochzeitsplaner unterstützt Sie also dabei ihr Gesamtbudget im Auge zu behalten und Sie auch dahingehend zu beraten. Was ist in dem Budget realisierbar und was nicht. Daher fragt der Hochzeitsplaner das Brautpaar auch schon immer am Anfang, wie viel Budget das Brautpaar für die Hochzeit eingeplant hat und was genau die Vorstellungen sind, um böse Überraschungen zu vermeiden. Denn wenn das Brautpaar eine Summe nennt, welche nicht mit den Vorstellungen einhergeht, weist der Hochzeitsplaner das Brautpaar schon von Anfang an darauf hin. Denn der Hochzeitsplaner weiß genau, wie viel Budget für bestimmte Vorstellungen freigeräumt werden muss. Er oder sie berät also auch, auf wie viel das Budget aufgestockt werden muss, falls das Brautpaar auf nichts verzichten möchte oder aber berät hingehend auf was verzichten werden kann und sollte.
Zu guter Letzt erstellt der Hochzeitsplaner dem Brautpaar eine Budgetkalkulation, in der das Brautpaar auf einen Blick sehen kann, in welche Posten was geflossen ist. Auch die Weiterleitung der Rechnungen, immer bestmöglich gesammelt um nicht ständig überweisen zu müssen, die Zahlungserinnerungen usw. übernimmt der Hochzeitsplaner für das Brautpaar.
Der Hochzeitsplaner unterstützt Sie also dabei ihr Gesamtbudget im Auge zu behalten und Sie auch dahingehend zu beraten. Was ist in dem Budget realisierbar und was nicht. Daher fragt der Hochzeitsplaner das Brautpaar auch schon immer am Anfang, wie viel Budget das Brautpaar für die Hochzeit eingeplant hat und was genau die Vorstellungen sind, um böse Überraschungen zu vermeiden. Denn wenn das Brautpaar eine Summe nennt, welche nicht mit den Vorstellungen einhergeht, weist der Hochzeitsplaner das Brautpaar schon von Anfang an darauf hin. Denn der Hochzeitsplaner weiß genau, wie viel Budget für bestimmte Vorstellungen freigeräumt werden muss. Er oder sie berät also auch, auf wie viel das Budget aufgestockt werden muss, falls das Brautpaar auf nichts verzichten möchte oder aber berät hingehend auf was verzichten werden kann und sollte.
Zu guter Letzt erstellt der Hochzeitsplaner dem Brautpaar eine Budgetkalkulation, in der das Brautpaar auf einen Blick sehen kann, in welche Posten was geflossen ist. Auch die Weiterleitung der Rechnungen, immer bestmöglich gesammelt um nicht ständig überweisen zu müssen, die Zahlungserinnerungen usw. übernimmt der Hochzeitsplaner für das Brautpaar.
8. Ablaufplan
Wenn nun so gut wie alles feststeht, erstellt der Hochzeitsplaner einen detaillierten Ablaufplan, in dem er oder sie selbst, sowie alle Dienstleister Zugriff drauf haben, damit jeder auf demselben Stand ist und genau weiß, wann was passiert. Der Ablaufplan kann sich selbstverständlich immer mal wieder ändern, das bedeutet auch die ständige Aktualisierung und Weiterleitung der neuen Informationen an alle Beteiligten gehört mit zu den Aufgaben des Hochzeitsplaners. In einem Ablaufplan sind meist folgende Informationen enthalten:
- Projektname
- Kontaktdaten aller Beteiligten
- Daten
- Uhrzeiten
- Adressen
- Verantwortliche Personen
- Inhalte
- Aufgabenbereiche
- Anmerkungen
Wir haben einen ausführlichen Musterablaufplan in einen unserer Blogartikel geschrieben, für mehr Informationen, schaut also gerne hier vorbei.
9. Tag der Hochzeit / Auf- & Abbau
Last but not least unterstützt der Hochzeitsplaner am Tag der Hochzeitsfeier selbst. Der Hochzeitsplaner ist meist schon am Tag vorher oder morgens ganz früh bei dem Aufbau dabei, wo er/sie prüft, dass alle zu der gewünschten Zeit da sind und alles nach Plan verläuft. Der Wedding Planner koordiniert und weist ein. Bevor die Gäste ankommen, achtet er/sie darauf, dass alles perfekt ist und jeder der Dienstleister in die Aufgabenbereiche und in den Ablauf eingewiesen sind und wissen, wann was zu tun ist. Während der gesamten Feier führt der Hochzeitsplaner durch den Tag, koordiniert und managt die Services, achtet darauf, dass alles pünktlich zu seiner Zeit passiert. Falls etwas nicht nach Plan läuft, sorgt der Hochzeitsplaner für einen Alternativplan und steht jedem Gast und selbstverständlich dem Brautpaar für Fragen und Wünsche zur Verfügung. Mit einem Hochzeitsplaner heißt es also für das Brautpaar einfach nur genießen und mit den Liebsten eines der wichtigsten und schönsten Tage im Leben feiern. Und keine Sorge, auch der Abbau am Tag danach gehört mit zu den Aufgaben des Hochzeitsplaners.
